Nyheter 

Intervju med Robert Liljeblad om Peabs förändringsresa

Som de inköpsnördar vi är älskar vi att prata inköpstransformationer. Och vi har valt att här fördjupat oss i den förändringsresa som Peab inledde för ett par år sedan. Det är en resa som påbörjades med hjälp av EFFSO och som nu drivs vidare av Peabs Inköp- och Logistikutvecklingsenhet. Vi intervjuade Robert Liljeblad, ansvarig chef, för att höra mer.

Det blev ett spännande samtal om var inköpsorganisationen befann sig för ett par år sedan, de olika stegen i förändringsresan och vad som gjort resan lyckosam. Samt givetvis vilka resultat den gett.

En bakgrund som konsult

Robert är chef över Inköp- och Logistikutveckling på Peab som är Sveriges största bygg och anläggningsföretag. Totalt jobbar ca 200 personer med Inköp på Peab inräknat alla regionala inköpsteam.

Robert har en bakgrund som konsult och kom till Peab från KPMG där han var chef för Procurement Advisory i Sverige. Han har en mycket bred inköpsbakgrund från många branscher där han rådgivit i inköpsfrågor kring kostnadsreduktion, inköpstransformation, operativa modeller för inköp och drivit inköpsakademier. För drygt två år sedan blev han rekryterad till Peab för att bygga upp deras interna konsultorganisation i syfte att driva den inköpstransformation som bolaget hade påbörjat två år tidigare. Roberts team ansvarar idag för strategi- och processutveckling, digitalisering, projektkontor samt driver ett antal riskkategorier.

Centraliserat och regionalt inköp i samklang

Innan Peab påbörjade sin inköpstransformation fanns inget centraliserat inköp för direkt material. Inköpen av direkt material gjordes mestadels lokalt av regionala inköpsteam. Man jobbade inte heller fullt ut kategoristyrt även om det fanns ett visst mått av kategoritänk. Behovet av att förtydliga och vidareutveckla processer och metodik var stort.

Peab hade ett egenbyggt projektinköpssystem men motståndet mot att använda det ute i organisationen gjorde att en stor andel av inköpsvolymen hanterades vid sidan av. I övrigt fanns det inget e-Procurement/avropssystem. Det saknades även verktyg för att löpande mäta och följa upp besparingar.

”Det EFFSO hjälpte oss med för fyra år sedan var att bygga ett kategoritänk och en arbetsmetodik för att jobba med kategoristyrt inköp. Det handlade mycket om att bygga en struktur över kategorierna, ta fram en initial potential och en bild av vad vi kunde åstadkomma. En grundstruktur att bygga vidare på.”

Med hjälp av Spendency gjordes en stor genomlysning av spenden som delades upp i kategorier. I samband med det skapade Peab en central organisation med kategorichefer.

Kategoristyrt inköp, en stöttepelare i förändringsarbetet

”Kategoristyrt inköp är en mycket viktig del i vår transformation. EFFSO tog fram en kategoristyrningsprocess för oss, en arbetsprocess som våra kategorichefer skulle jobba efter, vilken  vi fortsatt att förädla. Vi har även skapat en egen metodik i hur vi jobbar för att ta fram våra kategoristrategier”.

”Alla kategorichefer har gått en utbildning i kategoristrategier där vi åkt iväg till en avlägsen stuga med ett tiotal kategorichefer åt gången. Där låste vi in oss i två dagar för att arbeta fram kategoristrategier. Det har varit ett bra sätt för oss att sparka igång det strategiska arbetet skapa ett gemensamt språk och komma igång med kategoristyrningen” fortsätter Robert.

För tillfället ser de över sina kategorier. ”Ambitionen är att minska antalet något. Det är ett ständigt pågående arbete att se över kategorierna så att vi hela tiden jobbar med de kategorier som har störst potential”.

Även den övergripande strategiprocessen har förfinats. För Robert är det nu tredje året som han driver strategiarbetet och håller i processen för att ta fram Inköps årliga handlingsplan. När den är klar nu i december kommer alla regioner, affärsområden och kategorichefer veta vad de ska göra samt vilka utvecklingsprojekt man planerar att driva under nästa år.

På Peab är digitalisering mer än bara IT

Förutom kategoristyrt inköp har digitalisering varit en annan viktig beståndsdel i deras förändringsresa. När det gäller system, har Peab valt att fortsätta att arbeta med Spendency. ”Spendency har varit fantastiskt bra för oss för att skapa kategorier, få en överblick över våra kategorier och kunna djupdyka i dem”, berättar Robert.

På transaktionssidan hade de sedan tidigare ett Microsoft baserat projektinköpssystem som används ute i regionerna. Innan förändringsarbetet påbörjades användes det inte i särskilt stor utsträckning och incitamenten för att göra det var låga. Istället för att byta ut det såg man till att göra systemet så användarvänligt som möjligt och skapa rätt incitament. Det var viktigt eftersom regionala projektinköp är centrala i bygg- och anläggningsbranschen.

”Många ser digitalisering som enbart ett IT-projekt. Men digitalisering är även att öka användandet av existerande system. Vi mäter inte bara antalet användare, utan viktigare, vi mäter hur stor andel av vår spend som går genom systemet per region eller per affärsområde. Och kommunicerar hela tiden hur vi ligger till, till både regionerna och ledningen”. Detta arbetssätt har varit extremt lyckosamt. På arton månader lyckades de tiofaldiga volymen i systemet.

”Många talar om det som ligger i framkant som till exempel robotisering, och Artificiell Intelligens men glömmer lätt att man måste få in alla transaktioner först för att få en operational backbone. Det är först nu när vi fått upp volymerna i vårt projektinköpssystem som vi kan börja jobba med tex machine learning. Vi arbetar nu med ett machine learning projekt där vi kommer att kunna föreslå den bästa leverantören ute i en viss region i en viss kategori, baserat på historisk data och en rad olika parametrar som vår algoritm tar hänsyn till. Den leverantör som systemet föreslår kanske inte blir vårt slutgiltiga val men vi kan säkerställa att den finns med.”

Peab har även valt att komplettera projektinköpssystemet med ett standard eProcurement SaaS baserat system som nu implementeras i organisationen.

Lycka är full transparens av besparingar och värdeskapande

Även andra delar av inköpsarbetet behövde digitaliseras. Robert såg tidigt behovet av att digitalisera även besparingsuppföljningen som tidigare gjordes i Excel. Valet föll på Provalido. ”Det tog knappt två månader från det att beslutet togs i koncerninköpsledningen till att systemet var implementerat. Systemet är väldigt enkelt och går att skräddarsy helt och hållet utifrån hur man vill ha det. Vi har lagt in vår kategoriprocess och har bara två godkännandeflöden. Fördelen är att vi nu kan följa besparingsprojekten från start till mål och regelbundet få status samt även se vår besparings pipeline.”

Det mesta av jobbet låg hos Peab själva där de behövde tydliggöra och exemplifiera sina olika besparingar. Robert införde tre grupper av besparingar: Direktkostnadspåverkan, Kostnadsundvikelse och Värdeskapande.

”Efter ett år tycker alla att det är helt naturligt att använda systemet. Vi kommer nu utöka användandet av Provalido till att även omfatta vår projektverksamhet”.

Med hjälp av Provalido har transparensen ökat. Nu vet de löpande hur de ligger till när det gäller besparingar samt hur dessa skapar värde och resultat för organisationen. ”Det är väldigt starkt att kunna kommunicera till våra inköpare som tydligare kan se hur vi ligger till men också till ledningen vilket värde och besparingar inköp levererar.”

Att systemet var enkelt att implementera och lätt att använda bidrog till den positiva effekten. En annan betydande faktor var inköpsledningens engagemang. ”Det blev självspelande när ledningen började följa besparingsprojekten och styrde ifrån dessa”.

Detsamma gäller projektet som syftade till att få upp användandet av projektinköpssystemet. Här lyckades Robert få med sig ledningen genom att hänga upp projektet på ett av koncernens viktigaste strategiska initiativ ”Säkra Affärer”. Och det har gett effekt direkt. ”Se på byggsidan som är vårt största affärsområde, där har inköpsvolymen i systemet blivit ett av mätetalen som vår Affärsområdes chef tar upp på varje kvartalsmöte med regioncheferna. Och när det görs då händer det saker”.

Vikten av riskhantering

Roberts team är även inne i och driver vissa kategorier, framförallt de som man identifierat som ”riskkategorier”. Det rör sig om kategorier där de sett att det råder stora risker på grund av hur leverantörsmarknaden ser ut. Här har teamet lyckats säkra inte mindre än 200 avtal på 18 månader.

Nyckeln till framgång

Robert menar att det finns en fördel i att Peab har så otroligt många, regionalt utspridda, leverantörer. ”Det skapar ett stort behov av att hålla koll på alla våra leverantörer och på vår relation till dem för att säkra Peabs varumärke och hela tiden se till att vi gör Säkra Affärer”. Detta gör att Inköp ligger högt upp på Koncernledningens agenda. Han fortsätter: ”På många ställen är inköpsorganisationer tryckta på att leverera besparingar, det är därför man finns. Men vårt existensberättigande är direkt kopplat till ’säkra affärer’. Utöver detta kan vi nu väldigt transparent även visa våra besparingar och vårt värdeskapande.”

En stor utbildningsinsats, som godkändes av ledningen har också haft en positiv effekt. Den innebär att Roberts grupp åker ut till varje så kallad arbetschefsgrupp ute i regionerna och utbildar i projektinköpssystemet.

Fortsätta bygga och utveckla inköp

Och vad händer härnäst? Närmast väntar en presentation av Inköps Handlingsplan för 2020 för Peabs Koncernledning. Robert avslöjar att den kommer att innehålla teman som Säkra Affärer, Digitalisering och Kategoristyrning men med fokus på att ta nästa steg.

”Initiativen vi har för att säkerställa Säkra Affärer är att jobba med leverantörsbasen, titta på hur våra flöden ser ut för att säkra leverantörerna, jobba med inköpsmallar, koppla dem i systemet, säkerställa ramavtal. Och fortsätta att mäta och följa upp. På utvecklingssidan vill vi fortsätta att driva användandet genom ytterligare leverantörsaktivering. På det sättet ökar vi innehållet och förbättrar för användarna. Vi kommer även att vidareutveckla vår inköpsportal och samla ingångarna till de olika systemen på ett och samma ställe. Och på kategorisidan, ska vi fortsätta att utveckla relationen mellan kategori- och projektinköpare”.

Slutligen, vad är Robert mest nöjd med? Svaret kommer ögonblickligen: ”Att det finns så påtagliga och konkreta resultat. På 18 månader har vi accelererat användandet av projektinköpssystemet med faktor 10, vi har implementerat ett nytt P2P-system och skapat mer än 200 avtal inom riskkategorier för att säkra de mest utsatta kategorierna. Och vi har drivit ett strukturerat arbetssätt för kategoristrategier i utbildningsform. Det har både gett resultat samt skapat transparens kring de besparingar och värde vi genererar.

Och när det gäller digitalisering av inköpsorganisationen har vi tagit riktigt stora kliv framåt. Inte bara vad gäller de lösningar vi valt som är molnbaserade, utan även sättet vi jobbar med digitalisering. Vi var faktiskt ett helt gäng från Inköp som åkte till MIT för att fördjupa oss i digitalisering och bli digitala. Och det har verkligen gett resultat”.

Kan man vara annat än nöjd?

Peab Strandpromenaden, Sundbyberg

Strandpromenaden, Sundbyberg. Foto: Peab/Peter Steen.