Offentlig upphandling

Offentlig upphandling är när inköp görs av staten, kommuner, regioner eller andra upphandlingspliktiga verksamheter. Detta regleras av speciella lagar och regler som man behöver ha koll på men i övrigt skiljer inte så mycket mellan offentlig och privat upphandling. Till exempel är det kategoristyrda arbetssättet lika viktigt!

Offentlig upphandling

Upphandling är en del av inköpsarbetet 

Begreppet upphandling kan vi definiera såsom de aktiviteter som följer från det att man skickar ut en förfrågan tills man sluter ett avtal. Men många gånger startar upphandlingsarbetet långt innan man möter leverantörsmarknaden, och upphandling är då bara en mindre del av en inköpsfunktionens ansvar. Därför säger vi ofta att det är en del av det taktiska inköpet. Sedan är det givet att upphandlare även kan delta i strategiska och operativa inköpsfunktioner men gör det då under en annan arbetsrubrik. 

Definition

Offentlig upphandling är när det är enheter inom den offentliga sektorn som gör inköpet av varor, tjänster med mera, och det regleras av speciella lagar och regler. Men när det gäller själva arbetetet, skiljer inte så mycket mellan privat och offentlig sektor. Processerna är ganska lika. Dessutom brukar man utforma förfrågningsunderlagen på ungefär samma sätt och lagar som avtalslagen och köplagen är desamma. Men det finns en stor skillnad och det är lagstiftningen.

Privat och offentlig upphandling

Den stora skillnaden är att offentlig upphandlare måste följa särskilda lagar. Förutom LOU (lagen om offentlig upphandling), LUF (lagen om upphandling inom försörjningssektorerna) finns även LUFS (lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet), LUK (lagen om upphandling av koncessioner) samt LOV (lagen om valfrihetssystem).

Regelverket

Regelverket är i huvudsak likadant i hela EU/EES och bygger på EU-lagstiftningens direktiv. Syftena är att skydda leverantörerna mot de upphandlande enheternas godtycke. Övriga syften är att förhindra korruption, att säkerställa att man använder skattepengar på bästa sätt och att stoppa oseriösa aktörer från att komma in på den offentliga marknaden.

Effektivare offentlig upphandling

Omfattande besparingspotential

I dag köper staten, regionerna och kommunerna allt från kontorsmaterial, idrottsarenor, konsulttjänster, sjukvård med mera för omkring 700 miljarder kronor om året. Det motsvarar ungefär en sjättedel av Sveriges totala BNP.

De stora summor som den offentliga upphandlingen omsätter innebär att besparingspotentialen är omfattande. Enligt Svenskt Näringsliv går det att spara minst 70 miljarder kronor per år, hela tio procent, genom att arbeta mer strategiskt och effektivt i de offentliga upphandlingarna. För att inte glömma övriga positiva effekter i samhället som en mer effektiv upphandling leder till!

EFFSO whitepapers

Kategoristyrt inköp i offentlig sektor

Det kräver en hel del arbete att införa ett kategoristyrt inköp. Och det är inte heller alltid försvarbart i de fall det kostar mer än nyttan det skapar. Men att komma igång på bred front med att arbeta kategoristyrt i offentligt sektor är helt avgörande av två skäl. Dels ger det en struktur där man har kontroll och ordning och reda på det man gör. Och det ger en möjlighet att sätta tydligare mål för hur man ska arbeta med kostnader i offentlig sektor.” Nyfiken på att läsa mer? Ladda ner hela rapporten här!

Du måste fylla i en giltig e-postadress.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Se alla white papers ›

Erfarenhet av offentlig sektor

Vi på EFFSO har en gedigen erfarenhet av såväl privata som offentliga organisationer. Våra managementkonsulter har sedan 2007 hjälpt myndigheter, regioner och kommuner på en mer strategisk nivå med utbildning, kategoristyrning, inköpsdiagnoser och spendanalyser. Dessutom har vi ett nära samarbete med flera offentliga organisationer när det gäller att stödja dem med konsulttjänster.

Hjälp med offentlig upphandling

Hos oss arbetar några av Sveriges mest erfarna upphandlare som varit med och byggt upp upphandlingsverksamheter hos flera upphandlande enheter. Till exempel har de genomfört uppdrag som Sveriges största lokalvårdsupphandling, stora livsmedelsupphandlingar, in- respektive outsourcing av tjänster och mycket mer. Våra upphandlingskonsulter hjälper er med stora och små upphandlingar (LOU, LUF, LUFS, LUK) både som heltidsuppdrag och som enstaka upphandlingar.

Övriga tjänster

Utöver det erbjuder vi en rad andra tjänster. Bland dessa finns coachning av befintlig upphandlings- eller inköpschef, en konsultpool på plats hos oss som hoppar in vid arbetstoppar, eller hjälp till mallförbättringar. Varför inte kontakta oss om du vill veta mer!

Våra tjänster inom offentlig upphandling

1. Upphandlingskonsulter

Vi hjälper er med stora och små upphandlingar (LOU, LUF, LUFS, LUK) både som heltidsuppdrag och som enstaka upphandlingar. Upphandlingarna sker i era mallar och systemverktyg och vi tillämpar även EFFSOs konsulters samlade och dokumenterade kompetens när vi genomför uppdraget. På så sätt köper ni inte bara en konsults kompetens utan ni får tillgång till alla våra upphandlingskonsulters samlade erfarenheter.

2. Utbildning

Vi håller utbildningar eller föredrag på plats i er upphandlingsorganisation. Vanliga ämnen är offentlig upphandling och kategoristyrning inom offentlig sektor.

Dessutom genomför vi kortare utbildningar för era intressenter ute i beställarorganisationerna. Sådana områden är till exempel LOU/LUF/LUFS/LUK för beställare, etik vid upphandling, utformning av kravspecifikationer, dialog med leverantörer, att tänka på vid förhandling, genomförande av direktupphandlingar samt genomförande av förnyade konkurrensutsättningar.

3. Inköpsdiagnoser & spendanalyser

Vårt konsultteam kan genomför hela eller delar av en inköpsdiagnos. Den består normalt av en spendanalys samt genomgång av de största kategorierna med avseende på besparingspotential i förhållande till den samlade (anonyma) benchmark-data som vi samlat genom åren.

Dessutom gör vi en översyn av organisation, arbetssätt, beslutsmandat och beslutsforum, systemstöd, etc. En inköpsdiagnos resulterar i konkreta förslag på förbättringsområden och vad vi bedömer krävs i form av resurser och beslut för att uppnå önskad förbättring.

4. Upphandlingsfabriken

Vi åtar oss att genomföra era förnyade konkurrensutsättningar och enklare upphandlingar med hjälp av en konsultpool på plats hos oss. På så sätt blir vi ert resurs-gummiband i form av flexibel arbetskraft som hoppar in vid arbetstoppar. Kontakta oss för att höra mer!

5. Ledarskap

Vänd er till oss när ni behöver en tillfällig ledare inom offentlig upphandling som kan ta över under en vakans eller hjälpa till att driva en förändringsresa. Ibland behövs en coach eller ett bollplank åt befintlig upphandlings- eller inköpschef som kan stötta och ta hand om vissa frågor. Vi har erfarna personer från offentlig sektor som är mer ledare än chefer och som triggas av svåra utmaningar!

6. Förenkling av mallar

Vi ser att många offentliga upphandlare just nu ser över sina mallar och arbetssätt. Ofta handlar det om att förenkla för alla att ta till sig upphandlingsunderlagen samt att öka fokus på hållbarhet inom upphandling. Vi har tagit initiativ till mallförbättring i alla organisationer där vi haft längre uppdrag och vi åtar oss gärna sådana uppdrag hos er!

Älskar du inköp som vi gör? Se våra lediga jobb här!

Varför EFFSO?

EFFSO Upphandling

1. Enastående kunskap

Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.

2. Vi skapar bestående resultat

Vi är ”doers” och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Vi har gärna en långsiktig relation med er för att säkra långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.

Excel för inköpare

3. Bättre ekonomiskt utfall

Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.