Potentialbedömning lade grunden till bättre inköp
Potentialen inom indirekt material är ofta betydande, men kan lätt gå förlorad om arbetssätt, leverantörsstruktur och ansvar skiljer sig mellan olika delar av verksamheten.
I detta case tittar vi på hur EFFSO genomförde en strukturerad potentialbedömning för ett bolag inom installationsbranschen. Målet var att skapa transparens, prioritera rätt kategorier och identifiera konkreta förbättringsmöjligheter. Resultatet blev en tydlig handlingsplan och en identifierad besparingspotential på 5–10 procent inom den analyserade inköpsvolymen. Särskilt stor effekt hittades inom bland annat fordon, verktyg och övriga koncerngemensamma kategorier.
Utmaningen: Stor inköpsvolym och decentraliserade arbetssätt
Ett större installationsföretag med flera affärsenheter och decentraliserade resultatansvar stod inför en välkänd utmaning: inköpsvolymerna var betydande, men arbetssätten skilde sig mellan divisioner, bolag och lokala enheter.
Detta begränsade så klart inköpsorganisationens möjligheter (och även förmåga) att agera samlat mot leverantörsmarknaden. Dessutom påverkade det möjligheter att effektivisera arbetssätt och realisera skalfördelar.
Tvingades agera operativt i stället för strategiskt
I praktiken tvingades inköp att till stor del agera operativt i stället för strategiskt. Tiden för strategiskt inköp, kategoristyrning och tvärfunktionell samordning var begränsad. Det här är en vanlig utmaning för många organisationer som EFFSO har arbetat med de senaste åren. Även om många inköpsorganisationer ökar den strategiska involveringen (för mer information se CPO Survey 20251), så har många organisationer fortfarande stora utvecklingsbehov. Detta märks speciellt inom områden som digitalisering, leverantörshantering och mer strukturerad styrning av inköpskategorier. Sammantaget så påverkar dessa brister inköps förmågor negativt.
I det här fallet var detta särskilt tydligt. Inom byggsektorn, där bolaget verkar, är en del av kostnadsbasen kopplad till externa leverantörer. Ofta står inköpt material och tjänster för 40–70 procent av projektkostnader2. En stark inköpsfunktion är en tydlig hävstång för verksamheter inom byggsektorn. Det gör att även kategorier inom indirekt material och tjänster strategiskt viktiga, inte minst när marginaler pressas av inflation, leveransrisker och höga krav på hållbarhet.
EFFSO genomförde en strukturerad potentialbedömning
Tillsammans med inköpsfunktionen på bolaget genomförde EFFSO en strukturerad potentialbedömning med syftet att snabbt identifiera besparingspotential, prioritera rätt bland kategorierna samt att ge ledningen ett konkret beslutsunderlag inför nästa steg.
I ett första steg genomfördes en spendanalys av inköpsvolymen inom indirekt material och tjänster över samtliga större divisioner. Därefter tog en tvärfunktionell workshop vid där deltagarna prioriterade ett antal kategorier för fördjupad analys. Under workshopen kartlades nuläge, inköpsmönster och leverantörsstruktur samtidigt som arbetsgruppen tog fram förbättringshypoteser. I ett tredje steg gjordes en mer detaljerad förstudie inom prioriterade kategorier.
Totalt kategoriserades närmare 95 procent av den indirekta inköpsvolymen varpå sex (6) prioriterade kategorier analyserades närmare: fordon, hyror, verktyg, skyddsutrustning och kläder, lokalvård samt avfallshantering.
Total besparingspotential på 5 – 10 procent
Potentialbedömningen visade att det fanns betydande förbättringsmöjligheter även i kategorier som ofta uppfattas som sekundära om man jämför med direktmaterial. För de analyserade kategorierna identifierades en sammanlagd besparingspotential på 5–10 procent inom den adresserade inköpsvolymen.
I de sex prioriterade kategorierna togs konkreta kategorikort fram med nuläge, hypoteser och rekommenderade nästa steg. Därutöver identifierades potential genom ökad styrning mot ramavtalsleverantörer, bättre sortimentsstyrning och ökad andel återanvändning och reparation. I samtliga kategorier fanns potential till lägre processkostnader genom mer samordnad styrning och tydligare centralt ansvar.
Ett faktabaserat underlag för prioritering
Det viktigaste utfallet var dock inte enbart den estimerade besparingen, utan att bolaget även fick ett faktabaserat underlag för prioritering. Potentialbedömningen gjorde det möjligt att gå från spridda förbättringsidéer till en sammanhållen handlingsplan med tidshorisonter, tydligare ansvar och rekommendationer om vilka kategorier som borde drivas centralt respektive lokalt. Det skapade bättre förutsättningar för gemensamma upphandlingar, högre avtalstrohet och mer konsekvent styrning över flera affärsenheter.
Samtidigt såg bolaget att affärslogiken i det föreslagna upplägget även bekräftades av bredare marknadsdata. Exempelvis beskriver Deloitte i sin Global CPO Survey att 72 procent av de svarande globala inköpscheferna använder hävstänger som avfallsreduktion och cirkularitet3. I samma anda beskriver CBRE i sin tur att inköp inom Facility Management i hög grad drivs av såväl kostnadsbesparing som riskhantering och ESG-perspektivet. Tillsammans med potentialbedömningen som EFFSO genomförde hos bolaget pekar det på att organisationer som professionaliserar sitt indirekta inköp inte bara kan sänka sina kostnader, utan också stärka leveranssäkerhet, hållbarhetsarbete och den operativa kontrollen.
- EFFSO – CPO Survey – 2025
- McKinsey – The strategic era of procurement in construction – 2023
- Deloitte – Global Chief Procurement Officer Survey – 2023
Vill du veta mer om potentialbedömning eller EFFSOs övriga tjänster?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Chef Affärsutveckling EFFSO AB
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Genom en långsiktig relation säkrar vi långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.
Ni får bättre ekonomiskt utfall
Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.