Nordisk inköpsdiagnos

Uppdrag och angreppssätt

EFFSO genomförde en heltäckande inköpsdiagnos med fokus på organisationen för indirekt material och tjänster. Inköpsdiagnosens syfte var att analysera nuläget, identifiera förbättringsområden, identifiera quick-wins samt föreslå konkreta åtgärder för att höja inköpsfunktionens strategiska position och identifiera områden där inköp kunde addera ytterligare affärsvärde.

EFFSO använde sin välbeprövade inköpsdiagnosmetodik vilken omfattar datainsamling, intervjuer med nyckelintressenter, platsbesök och tvärfunktionella workshops där hela organisationen kom till tals. Tillsammans med kunden drev EFFSOs team ett hypotesbaserat arbetssätt för att identifiera såväl långsiktiga besparingspotential och strukturella förbättringar samt initiativ som genererade snabba besparingar – quick wins – som kunde realiseras direkt.

Lösning och resultat

• En flerårig handlingsplan med ett tvåsiffrigt antal rekommendationer togs fram, där såväl prioriterade kategoriprojekt som strukturella förbättringar inkluderades
• Rekommendation om ny organisationsstruktur togs fram för att möjliggöra kategoristyrning och centralisera admin
• Ett ramverk för uppdaterade inköpsrutiner togs fram för att möjliggöra ökat fokus på kategoristyrning och andra värdeskapande aktiviteter.
• Rekommendation för en ny organisationsstruktur där det togs höjd för att etablera en Procurement Excellence funktion.
• Genomförandet av identifierade quick wins resulterade i 2x ROI redan under projektets gång

Slutsats

Projektet visar hur en strukturerad inköpsdiagnos inte bara skapar en bättre förståelse och ökad samsyn kring nuläget utan även skapar förutsättningar för att ta fram en tydlig handlingsplan med konkreta aktiviteter för att generera värde på både kort och lång sikt. Med hypotesdriven metodik, rätt prioriteringar, datadrivet angreppssätt och lokal förankring kunde EFFSO stötta den komplexa, globala organisationen att lyfta inköpets strategiska roll internt.

EFFSOs beprövade metodik för strukturell analys innebär att inköpsfunktionens nuläge kartläggs inom sju dimensioner. Denna genomlysning möjliggör identifiering av en bred palett av förbättringsområden samtidigt som den utvecklar en konkret roadmap för långsiktig och hållbar förändring.

I detta fall resulterade projektet både i realisering av quick wins som genererade en ROI på 2x redan under projektets gång samt en flerårig handlingsplan för att implementera långsiktiga strukturella förbättringar. Organisationen är nu bättre rustad för att ta sig an framtiden och genom att de redan implementerat quick wins har organisationen bevisat sitt värde och skapat moment för att driva fortsatt förändring.