Utmaningen
Den operativa belastningen var hög, bland annat på grund av dubbelarbete mellan enheter, låg avtalstrohet och hög arbetsbelastning gällande fakturahantering. Sammantaget minskade belastningen på organisationen utrymmet för strategiskt inköpsarbete och långsiktig styrning. Även om många projekt initierades var det få som slutfördes med önskat resultat.
Det fanns samtidigt en tydlig förväntan från ledningen att sänka totalkostnaderna (TCO) och professionalisera inköpsarbetet. Kort sagt behövde Inköp göra ett omtag för att dels synliggöra potential och skapa möjligheter att genomföra identifierade initiativ som kunde leda till besparingar.
Uppdrag och genomförande
EFFSO fick i uppdrag att genomföra en potentialbedömning på inköpsvolymen. EFFSOs metodik är välbeprövad och tydligt strukturerad för att kartlägga nuläge, identifiera förbättringsområden och filtrera fram värdeskapande initiativ. I projektet låg fokus på att snabbt visualisera potentialen i organisationens inköpsvolym samt att skapa en gemensam förståelse för såväl utmaningen som potentialen mellan verksamhetens olika delar.
Med avstamp i en uppdaterad spendanalys kunde EFFSO analysera inköpsdata och identifiera de mest relevanta kategorierna för vidare fördjupning. Inför en workshop med kundens inköpsledning och huvudintressenter togs kategorikort och analysunderlag fram, där såväl förbättringspotential som komplexitet och genomförbarhet tydliggjordes. Workshopen samlade nyckelpersoner från flera sajter och funktioner – vilket tydliggjorde tvärfunktionellt ägarskap och skapade en bred samsyn som spände över organisatoriska gränser. Kategorierna prioriterades utifrån genomförbarhet och besparingspotential.
Resultat
- Ett tvåsiffrigt antal kategoriprojekt identifierades med en sammanlagd besparingspotential på 8–13 procent av adresserad spend – både genom kostnadsreduktion och kostnadsundvikande
- En plan togs fram för genomförande av kategoriprojekt där såväl inköpsvolym, genomförbarhet och kapacitet togs i beaktning
- Tre quick-win projekt kunde genomföras omedelbart, vilket skapade momentum för hela projektet och visualiserade den direkta påverkan på affärsvärdet
- Inköpsfunktionen status ökade internt och fick ett tydligare uppdrag och en bättre styrning för att driva framtida förändringar
Projektet lade också grunden för ett mer strukturerat arbetssätt inom inköp, där kategoristyrning, strategisk styrning och långsiktigt värdeskapande hamnade i fokus – och i linje med övergripande affärsmål. Inköpsfunktionen gick från att agera fragmenterat i sin silo till att ta en tydligare gemensam strategisk inriktning för att realisera inköps fulla potential.
EFFSOs potentialbedömning
EFFSO har utvecklat en beprövad metod för potentialbedömning (Opportunity Assessment) som kombinerar datadriven analys, benchmarkinsikter och en pragmatisk metodik för genomförande. Metodiken synliggör konkreta besparingsmöjligheter samtidigt som den bygger internt engagemang för att förankra eventuella förändringar.
Genom att snabbt identifiera initiativ med hög besparingspotential och hög genomförbarhet – oavsett om det handlar om kategoriprojekt, snabbvinster eller kompetensbehov – kan EFFSO stötta inköpsorganisationer att ta nästa steg för att agera mer strategiskt och långsiktigt.
EFFSO agerar både som en katalysator och en guide för att accelerera utvecklingen mot ett mer affärsdrivet och strategiskt hållbart inköp.
Vill du veta mer om potentialbedömning eller EFFSOs övriga tjänster?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Genom en långsiktig relation säkrar vi långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.
Ni får bättre ekonomiskt utfall
Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.