Kategoristyrning

Kategoristyrt inköp skapar affärsvärde

Ett angreppssätt för strategiskt inköp

Det har gått mer än 35 år sedan Peter Kraljic publicerade den artikel som blev startskottet på framväxten av strategiskt inköp. Sedan dess har åtskilliga miljarder kronor effektiviserats genom ett allt smartare sätt att köpa in externa varor och tjänster.

Det som började som strategiskt inköp förfinades och förbättrades till det som idag benämns kategoribaserat, eller kategoristyrt, inköp. Det utvecklades i detaljhandeln i mitten på 1980-talet för att skapa största möjliga affärsvärde med de varor som salufördes. Man upptäckte att det gav högre lönsamhet att jobba med förbättringar inom en varukategori istället för att arbeta med enskilda varor eller varumärken. På samma sätt bör kategoristyrning inom inköp ses som ett arbetssätt för att skapa största möjliga affärsvärde, men med leverantörsbasen som utgångspunkt.

Kategoristyrning ger ett bättre resultat

Det finns två huvudanledningar till att kategoristyrt inköp ger bättre resultat än ett mer traditionellt angreppssätt:

  • Det möjliggör skalfördelar mot leverantörsbasen vid inköpen, economies of scale. Genom att samla ihop liknande behov till paket och hantera dem på ett sätt som gör dem till de mest attraktiva på leverantörsmarknaden skapar man en högre konkurrens mellan leverantörerna.
  • Skalfördelarna i kompetens, economies of skill, som möjliggör smartare affärer. Dessa skapas i gränssnittet mellan vad den köpande organisationen vill ha och hur leverantörsmarknaden bäst kan leverera.

Många tror felaktigt att vinsten av kategoristyrning kommer av att man delar upp organisationen och fördelar ansvar efter inköpskategorier. Men att fördela kategoriansvar är inte det som primärt driver bättre resultat. Anledningarna till att kategoristyrt inköp ger bättre resultat än mer traditionellt dito har mycket lite att göra med hur det organisatoriska ansvaret ser ut. Det handlar mycket mer om hur och hur väl arbetssättet genomförs.

Jenny Vårlid EFFSO

Vill du veta mer om strategiskt inköp eller olika inköpsprojekt?

Kontakta mig så berättar jag mer!

 

Jenny Vårlid

Chef Affärsutveckling EFFSO AB

Sex framgångsfaktorer för att lyckas med implementeringen

  • Satsa långsiktigt men leverera resultat nu: Visa vad man ska göra på helheten men sätt också upp delleveranser där beslut tas en fas i taget.
  • Fokusera på realiserade resultat, och dessa behöver inte alltid vara i form av besparingar. Översätt resultaten till vad de kan användas till.
  • Etablera ett nytt arbetssätt, förändringsarbete är en av hörnstenarna inom kategoristyrt inköp!
  • Tillsätt specialistroller för att dra nytta av inlärningskurvan. Det är bättre att ha två kategoriledare på heltid än tio på halvtid.
  • Möjliggör tvärfunktionalitet både i arbete och beslutsfattande: en stor del av poängen är att samla kompetensen inom ett område.
  • Skapa förståelse både inom och utom inköp. Den största förändringen som kategoristyrning medför sker utanför inköpsfunktionen!
Arvid Fredin EFFSO

Det viktigaste är att se till att det finns tillräckligt med tid och rätt förutsättningar för att involvera personer med rätt kompetens både inom förändringsledning och inköpskategorin. Det är då de bästa affärerna hittas.

Arvid Fredin, VD för Onventis i UK och Norden

Per-Arne Jonsson om kategoristyrning

Kategoristyrt inköp i offentlig sektor

Ofta tar man upp upphandlingslagstiftningen som en begränsande faktor för kategoristyrt inköp i offentlig sektor. Vi menar att den negativa påverkan från lagstiftningen finns men är begränsad. Däremot är potentialen i att etablera kategoristyrning i offentlig sektor enorm. I närtid kan man troligtvis frigöra mer resurser i offentlig sektor av smartare inköp än av digitalisering, och det till en mycket lägre kostnad.

Givetvis finns det skillnader på detaljnivå i implementeringen men de sex framgångsfaktorerna ovan är desamma för privata och offentliga organisationer. Läs mer om kategoristyrning i offentlig sekor. Eller kontakta oss, vi har lång erfarenhet av att arbeta i offentlig verksamhet.

Vanliga frågor om våra managementkonsulttjänster

Vi tror att det finns en besparingspotential i flertalet av våra kategorier, hur realiserar vi detta?

I de flesta fall realiseras besparingarna genom ett strukturerat och metodiskt kategoristyrningsarbete. Våra konsulter kan hjälpa er att driva sådana projekt.

Vi behöver förändra processer, organisation och arbetssätt inom inköp, kan ni hjälpa oss?

Ja, vi har stor erfarenhet av att hjälpa företag att utveckla sin processer, metoder och arbetssätt inom inköpsområdet. Ofta startar ett sådant arbete med någon form av inköpsdiagnos.

Kan ni hjälpa oss att införa ett strukturerat och faktabaserat arbetssätt?

Ja, vår modell bygger på en kombination av konsultinsatser i konkreta kategoriprojekt kombinerat med coaching och utbildning av er personal.

Har ni även kompetens inom direkt material?

Vad som är direkt material varierar mellan olika organisationer. När det gäller klassiska kategorier såsom råvaror, elektronikkomponenter eller andra kategorier kopplade till produktion har vi gedigen kompetens inom dessa områden.

Vi har redan en välutvecklad inköpsorganisation, vad kan ni tillföra?

Vår erfarenhet är att de flesta inköpsorganisationer kan prestera ännu bättre och det kan vi hjälpa er att göra.

Hur tar ni betalt för era konsulttjänster?

Vi debiterar en timkostnad för vårt arbete. I tydligt definierade projekt kan vi också göra modeller som innebär att vi delar risk med våra kunder.

I huvudet på en kategoriledare

En kategoriledare , eller category manager, ansvarar för det mer övergripande inköpsarbetet inom sin kategori.

Så här beskriver Fredrik Azmani, Global Category Manager på Sandvik Coromant, sina ansvarsområden. Han:

  • Analyserar spenden per kategori/subkategori. Gärna några år bakåt i tiden, det aktuella läget samt hur man vill att spenden ska utvecklas under de närmaste åren. I vissa fall även för hela ”produktens” livscykel.
  • Tar fram strategier samt implementerar dessa, mäter resultat samt levererar underlag för hur strategierna kan påverka olika affärsplaner
  • Ser till att samtliga medarbetare inom inköpsorganisationen tar del av samt följer strategierna och följer upp efterlevnaden
  • Leder eller stöttar större upphandlingar inom kategorin samt säkerställer att samtliga projekt följer inköpsstrategierna
  • Äger och koordinerar leverantörsrelationer, leverantörsutveckling samt ansvarar över företagets SRM-program inom kategorin
  • Följer leverantörsmarknaden dvs. inhämtar nyheter, bevakar risker samt sprider information om t ex nya teknologiska lösningar, alternativa leverantörer m. m.
  • Optimerar Total Cost of Ownership för kategorin
  • Fokuserar på kostnadsdrivande områden. Håller kontroll över dessa och arbetar aktivt för att finna potentiella effektiviseringar som kan leda till signifikanta besparingar.

Varje morgon loggar jag in i våra spendanalysverktyg för att se hur spenden utvecklar sig och försöka förstå de påverkande faktorerna, vad vi gjort bra och vad vi kan göra bättre. I allt jag gör försöker jag tänka: ’eliminate waste and create value’.

Fredrik Azmani, Global Category Manager Electronics & Marketing på Sandvik Coromant

Kom igång med kategoristyrning

Börja med att kategorisera upp spenden i ett spendanalysverktyg och gör en diagnos kring vilken potential som finns i att arbeta annorlunda med inköp samt vad som krävs för att lyckas och i vilken ordning olika inköpskategorier bör adresseras.

Om kompetensen att göra analysen inte finns internt kan det finnas en poäng i att köpa in tjänsten av någon som har erfarenhet inom detta. Flera av de företag och organisationer som är ledande inom kategoristyrt inköp har medvetet valt en strategi där man använder sig av extern kompetens. Det blir en viktig del i leveransen av att etablera kategoristyrning och att genomföra kategoriprojekt. Vi tycker att man ska dra lärdom från dem och behandla kategoristyrning som vilken investeringstung tjänst som helst.

Vi kan stötta dig i implementeringen

EFFSO har alltsedan vi grundades 2008 arbetat med hundratals olika organisationer som satsat på att införa kategoristyrning. Räknar vi ihop antalet kategoriprojekt som vi har varit involverade i närmar vi oss 900. Vi har erfarenhet av såväl stora som små organisationer, privat som offentlig sektor samt en stor mängd olika kategorier. Dessutom har vi genom våra kategoristyrningsprojekt byggt upp en gedigen portfölj av benchmarkdata för den nordiska marknaden och det gör oss rätt unika.

Det här gör vi konkret

Vi erbjuder allt från att göra en spendanalys dvs. skapa eller gå igenom existerande kategoriträd, kategorisera och visualisera, till att göra en potentialbedömning där vi hjälper er att prioritera och planera kategoriinitiativ och vidare till att genomföra en strukturell analys. Den leder till en handlingsplan för kategoriinitiativ och utvecklingsaktiviteter. Vanligt förekommande är att vi även utbildar och coachar interna resurser löpande under projektets gång. Vill ni att vi tar ett större grepp om era inköp på till exempel indirekt material har vi fin erfarenhet av inköp som tjänst.

Offentlig sektor och kategoristyrning

Under senare år har intresset för kategoristyrning ökat enormt mycket i offentlig sektor och vi har haft förmånen att få hjälpa flera kommuner att komma igång. För, som vår kollega Per-Arne Jonsson brukar säga, ”det viktigaste är att komma igång”. Och visste du att det går alldeles utmärkt att bara implementera kategoristyrt inköp i ett fåtal kategorier? Något som också tar mindre tid. Men oavsett var du befinner dig på din kategoristyrningsresa, hör av dig till oss om du behöver hjälp!

Så lyckas du implementera kategoristyrning i offentlig sektor

Vi på EFFSO har arbetat med ett hundratal olika organisationer inom såväl privat som offentlig sektor och som satsat på att införa ett kategoristyrt inköp. Baserat på det har vi identifierat sex framgångsfaktorer som behövs för att lyckas. Ladda ner vårt white paper här nedan.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Varför EFFSO?

Vi erbjuder enastående kunskap

Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.

Vi skapar bestående resultat

Vi är ”doers” och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Vi har gärna en långsiktig relation med er för att säkra långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.

Bättre ekonomiskt utfall

Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.

Urval av kunder efter bransch

Tillverkande industri
ABB
Alfa Laval
Atlas Copco
Boliden
Cale Access
Flir systems
KONE
Lesjöfors
LKAB
Sandvik
SCA
Automotive
Autoliv
Din Bil
Scania
Volvo
Energi
Fortum
Forsmarks Kraftgrupp
GL&V
Mälarenergi
Telge Inköp
Bank & Finans
CitiBank
Länsförsäkringar
SEB
Swedbank
Skandia
Klarna
Bygg, fastighet & infrastruktur
AMF Fastigheter
Bonava
Green Cargo
Infranord
Jernhusen
NCC
Norsk Gjenvinning
Riksbyggen
Rikshem
Skanska
Svenska Bostäder
Offentlig verksamhet
Huddinge Kommun
Jönköpings kommun
Lantmäteriet
Region Sörmland
Region Västernorrland
Riksdagsförvaltningen
Sundbybergs Stad
Swedavia
Övrigt
Apoteket
Aleris
Carema
Kunskapsskolan
Spendrups
Svensk Kärnbränslehantering
Svenska spel
Systembolaget

Behöver du vägledning?

Ring oss på +46 8 440 39 30 eller använd kontaktformuläret så hör vi av oss till dig inom kort. Vi hjälper dig med alla typer av frågor inom inköp.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.