Kategoristyrning

Ett angreppssätt för strategiskt inköp

Det har gått mer än 35 år sedan Peter Kraljic publicerade den artikel som blev startskottet på framväxten av strategiskt inköp. Sedan dess har åtskilliga miljarder kronor effektiviserats genom ett allt smartare sätt att köpa in externa varor och tjänster.

Det som började som strategiskt inköp förfinades och förbättrades till det som idag benämns kategoribaserat, eller kategoristyrt, inköp. Det utvecklades i detaljhandeln i mitten på 1980-talet för att skapa största möjliga affärsvärde med de varor som salufördes. Man upptäckte att det gav högre lönsamhet att jobba med förbättringar inom en varukategori istället för att arbeta med enskilda varor eller varumärken. På samma sätt bör kategoristyrning inom inköp ses som ett arbetssätt för att skapa största möjliga affärsvärde, men med leverantörsbasen som utgångspunkt.

Kategoristyrning ger ett bättre resultat

Det finns två huvudanledningar till att kategoristyrt inköp ger bättre resultat än ett mer traditionellt angreppssätt:

• Det möjliggör skalfördelar mot leverantörsbasen vid inköpen, economies of scale. Genom att samla ihop liknande behov till paket och hantera dem på ett sätt som gör dem till de mest attraktiva på leverantörsmarknaden skapar man en högre konkurrens mellan leverantörerna.
• Skalfördelarna i kompetens, economies of skill, som möjliggör smartare affärer. Dessa skapas i gränssnittet mellan vad den köpande organisationen vill ha och hur leverantörsmarknaden bäst kan leverera.

Många tror felaktigt att vinsten av kategoristyrning kommer av att man delar upp organisationen och fördelar ansvar efter inköpskategorier. Men att fördela kategoriansvar är inte det som primärt driver bättre resultat. Anledningarna till att kategoristyrt inköp ger bättre resultat än mer traditionellt dito har mycket lite att göra med hur det organisatoriska ansvaret ser ut. Det handlar mycket mer om hur och hur väl arbetssättet genomförs.

Kom igång med kategoristyrning

Börja med att kategorisera upp spenden i ett spendanalysverktyg och gör en diagnos kring vilken potential som finns i att arbeta annorlunda med inköp samt vad som krävs för att lyckas och i vilken ordning olika inköpskategorier bör adresseras.

Om kompetensen att göra analysen inte finns internt kan det finnas en poäng i att köpa in tjänsten av någon som har erfarenhet inom detta. Flera av de företag och organisationer som är ledande inom kategoristyrt inköp har medvetet valt en strategi där man använder sig av extern kompetens. Det blir en viktig del i leveransen av att etablera kategoristyrning och att genomföra kategoriprojekt. Vi tycker att man ska dra lärdom från dem och behandla kategoristyrning som vilken investeringstung tjänst som helst.

Vi kan stötta dig i implementeringen

EFFSO har alltsedan vi grundades 2008 arbetat med hundratals olika organisationer som satsat på att införa kategoristyrning. Räknar vi ihop antalet kategoriprojekt som vi har varit involverade i närmar vi oss 900. Vi har erfarenhet av såväl stora som små organisationer, privat som offentlig sektor samt en stor mängd olika kategorier. Dessutom har vi genom våra kategoristyrningsprojekt byggt upp en gedigen portfölj av benchmarkdata för den nordiska marknaden och det gör oss rätt unika.

Det här gör vi konkret

Vi erbjuder allt från att göra en spendanalys dvs. skapa eller gå igenom existerande kategoriträd, kategorisera och visualisera, till att göra en potentialbedömning där vi hjälper er att prioritera och planera kategoriinitiativ och vidare till att genomföra en strukturell analys. Den leder till en handlingsplan för kategoriinitiativ och utvecklingsaktiviteter. Vanligt förekommande är att vi även utbildar och coachar interna resurser löpande under projektets gång. Vill ni att vi tar ett större grepp om era inköp på till exempel indirekt material har vi fin erfarenhet av inköp som tjänst.

Offentlig sektor och kategoristyrning

Under senare år har intresset för kategoristyrning ökat enormt mycket i offentlig sektor och vi har haft förmånen att få hjälpa flera kommuner att komma igång. För, som vår kollega Per-Arne Jonsson brukar säga, ”det viktigaste är att komma igång”. Och visste du att det går alldeles utmärkt att bara implementera kategoristyrt inköp i ett fåtal kategorier? Något som också tar mindre tid. Men oavsett var du befinner dig på din kategoristyrningsresa, hör av dig till oss om du behöver hjälp!

Mer om kategoristyrning

Det finns mycket skivet om kategoristyrning på EFFSO Tools, vår egna verktygslåda för inköpare. Där hittar du även vår eminenta inköpsblogg. Vi har även skivit ett white paper om kategoristyrt inköp i offentlig sektor. Du kan ladda ner det här nedan!