Kategoristyrning för offentlig sektor

De första stegen mot kategoristyrning

Spendanalysen visar en strukturerad och tydlig bild av inköpssituationen. Potentialbedömningen å sin sida ger en tydlig bild över den potential som finns i de nuvarande inköpskategorierna.

Spendanalysen kan användas för att peka ut arbetsriktningen för inköpschefer och inköpare och hjälper dem att dra underbyggda slutsatser. Den fungerar både som en översiktskarta och som ett förstoringsglas och är ett av inköpsfunktionens absolut viktigaste verktyg.

Potentialbedömning innebär att en inköpsorganisation får en tydlig bild över den potential som finns i de nuvarande inköpskategorierna. Där man tidigare fokuserat på pris per enhet, har inköp nu möjlighet att titta på potentialen från ett kategoriperspektiv. Med vår potentialbedömning får du en prioritering av initiativ inklusive förbättringsförslag, kategorikort för prioriterade kategorier samt en plan för genomförande av kategoriinitiativ. Allt för att inköpsavdelningen ska kunna ta välinformerade beslut.

Kontakta oss

Spendanalysen gör det möjligt att:

Prioritera kategoriprojekt på ett systematiskt och faktabaserat sätt, för att planera verksamheten och tydligt visa resultat.
Skapa översiktliga kategorianalyser som visar antal leverantörer per underkategori, interna intressenter, synergier, stora leverantörer, nya leverantörer och mycket annat.
Visa nyttan med att genomföra förändringar inom olika kategorier. Ökad transparens ger alla involverade parter ökad förståelse för värdeskapande aktiviteter, såväl i förberedande som i genomförande faser.
Följa utvecklingen inom varje enskild kategori och underkategori över tid. Detta gör implementeringsarbetet mätbart varpå inköpsfunktionens och inköparens värde i organisationen blir mycket tydligt.
Lättare kommunicera internt när man kan visa leverantörernas förmåga att följa avtal, policys eller hållbarhetsmål. En inköpsfunktion som bidrar med korrekt och relevant information vinner förtroende och får ökat mandat över tid.

Vad innebär en potentialbedömning?

En potentialbedömning innefattar en prioritering av initiativ inklusive förbättringsförslag, skapande av kategorikort för prioriterade kategorier samt en plan för genomförande av kategoriinitiativ.

Potentialbedömning görs oftast med fokus på kategorier med stor inköpsvolym eller med stor påverkan på verksamheten. Potentialen inom de aktuella kategorierna baseras alltid på rådande förutsättningar och intressenters tidigare erfarenheter. Resultatet är en lista av prioritering av kategoriprojekt, summerande kategorikort för prioriterade kategorier, samt förslag på genomförande av kategoriprojekt.

Prioritering av kategoriprojekt – Kategorierna prioriteras utifrån potential och genomförbarhet. Förbättringspotential inom de olika kategorierna identifieras genom intervjuer, befintliga avtal och arbetssätt, samt tidigare erfarenheter. EFFSO rekommenderar att kategorier med lägre potential men med hög genomförbarhet bör övervägas initialt.

Summerande kategorikort för prioriterade kategorier – EFFSO skapar en första version av kategorisammanställningar för de prioriterade kategorierna. I sammanfattningen summeras nuläget i form av inköpsvolymer och leverantörer samt förbättringsförslag och potential.

Förslag på genomförande av kategoriprojekt – EFFSO skapar en övergripande projektplan för genomförande av kategoriinitiativ. Planen förankras med nyckelpersoner inom organisationen för att säkerställa genomförbarhet. Det är viktigt att tänka ignom och förankra detta noggrant, då det är många parametrar som påverkar timingen för kategoriprojekten.

Framgångsfaktorer för att lyckas med kategoristyrning i offentlig sektor

Satsa långsiktigt men leverera resultat från dag ett. Spendanalys och potentialbedömning är de första stegen mot kategoristyrning.
Fokusera på realiserade resultat. Uppföljning är lika viktigt som genomförande, nöj er inte med att rapportera uppskattat värdeskapande utan fokusera på genomförande och uppföljning i valda kategorier för att etablera ett konsekvent arbetssätt.
Etablera ett nytt arbetssätt. Investera i att tidigt i förändringsresan ta fram en plan för hur ni vill nå ert mål. Planen tillsammans med de realiserade resultaten kommer att vara till stor hjälp för framtida investeringar inom inköpsfunktionen.

Tillsätt specialistroller för att dra nytta av inlärningskurvan. Sträva efter att skapa en pool med kategoriledare som driver förändringsprojektet och som sedan räcker över förvaltningen till upphandare.
Möjliggör tvärfunktionalitet både i arbete och bestlutsfattande. Låt representanter från olika delar av organisationen medverka för att bidra med sin speciella kompetens.
Skapa förståelse både inom och utom inköp. Fokusera på kommunikation – det finns många vinster med kategoristyrning inte bara lägre kostnader utan även mer ordning och reda, enklare beställningsprocesser och inte minst reducerad miljöpåverkan.

Webinar om kategoristyrt inköp i offentlig sektor

Hösten 2021 körde EFFSO ett välbesökt Webinar på temat Kategoristyrt inköp i offentlig sektor. Vi vet att ganska många inom offentlig sektor befinner sig i en tidig fas på sin kategoristyrningsresa. Därför satte vi ihop ett webinar som fokuserar på just detta: man kanske har bestämt sig för att implementera kategorityrning men hur kommer man igång och vad behöver man ha på plats för att lyckas?

I Webinaret delar EFFSOs Per-Arne Jonsson och Robin Kubista med sig av sina konkreta tips utifrån sina och EFFSOs erfarenheter av att implementera kategoristyrning i offentlig sektor.

White paper: Så lyckas du med kategoristyrt inköp i offentlig sektor

Med en total inköpsvolym om 800 miljarder kronor och en genomsnittlig förbättringspotential på 10 procent i de kategorier där kategoristyrning lyckas är potentialen i offentlig sektor enorm. EFFSO har arbetat med ett hundratal olika organisationer inom såväl privat som offentlig sektor och som satsat på att införa ett kategoristyrt inköp. Baserat på det har vi identifierat sex framgångsfaktorer som behövs för att lyckas.

Varför EFFSO?

Vi erbjuder enastående kunskap

Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.

Vi skapar bestående resultat

Vi är ”doers” och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Vi har gärna en långsiktig relation med er för att säkra långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.

Bättre ekonomiskt utfall

Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.

Urval av kunder efter bransch

Automotive

BorgWarner

CEVT

Kongsberg Automotive

Toyota MH

Energi, Fastighet & Entreprenad

Bravida

NCC

Vattenfall

IT & Telecom

Arelion

Axis Communications

Eltel Networks

Mycronic

Livsmedel & Retail

Ahlsell

Coop Sverige

ICA Gruppen

Menigo

Offentlig sektor

Göteborgs stad

Mölndals stad

Swedavia

Systembolaget

Process- & Tillverkning

Boliden

Envirotainer

Lesjöfors

Sandvik Coromant

Tjänster

High Chaparral

ISS

Kunskapsskolan

Samhall

Övrigt

Bankgirot

MTR

OneMed

Stena Line

Behöver du vägledning?

Ring oss på +46 8 440 39 30 eller använd kontaktformuläret så hör vi av oss till dig inom kort. Vi hjälper dig med alla typer av frågor inom inköp.