Kategoristyrning

När världen förändras måste även våra arbetssätt förändras. Kategoristyrning är ett utmärkt arbetssätt som hjälper inköpsverksamheten att hantera de utmaningar som finns. Detta är kärnan av det vi gör – hör av dig till oss om du behöver stöttning!

 

Kategoristyrt inköp

Strategiskt inköp

Det har gått mer än 35 år sedan Peter Kraljic publicerade den artikel som blev startskottet på framväxten av strategiskt inköp. Sedan dess har effektiviserat åtskilliga miljarder kronor genom ett allt smartare sätt att köpa in externa varor och tjänster. Och det som började som strategiskt inköp har förfinats till det vi idag kallar kategoribaserat, kategoristyrt inköp eller den engelska benämningen category management.

Vad är kategoristyrning?

Kategoristyrning är ett arbetssätt som utvecklades i detaljhandeln i slutet av 1980-talet för att skapa största möjliga affärsvärde med de varor som såldes. Man upptäckte att det gav högre lönsamhet att jobba med förbättringar inom en varukategori istället för enskilda varor eller varumärken. På samma sätt kan vi se kategoristyrning inom inköp som ett arbetssätt för att skapa största möjliga affärsvärde, men med leverantörsbasen som utgångspunkt.

Cecilia Stenberg m fl EFFSO kategoristyrning

Kategoristyrning ger bättre resultat

Det finns två anledningar till att kategoristyrt inköp ger bättre resultat än ett mer traditionellt angreppssätt.

Skalfördelar mot leverantörsbasen

Den första anledningen är att det möjliggör skalfördelar mot leverantörsbasen vid inköpen, economies of scale. Genom att samla ihop liknande behov till paket och hantera dem på ett sätt som gör dem till de mest attraktiva på leverantörsmarknaden skapar man en högre konkurrens mellan leverantörerna.

Skalfördelar i kompetens

Den andra, och största, anledningen till bättre resultat är skalfördelarna i kompetens, economies of skill, som möjliggör smartare affärer. Dessa skapas i gränssnittet mellan vad den köpande organisationen vill ha och hur leverantörsmarknaden bäst kan leverera.

Sex framgångsfaktorer för att lyckas

 

  • Satsa långsiktigt men leverera resultat nu: Visa vad man ska göra på helheten men sätt också upp delleveranser där beslut tas en fas i taget.

  • Fokusera på realiserade resultat, och dessa behöver inte alltid vara i form av besparingar. Översätt resultaten till vad de kan användas till.

  • Etablera ett nytt arbetssätt, förändringsarbete är en av hörnstenarna inom kategoristyrt inköp!

  • Tillsätt specialistroller för att dra nytta av inlärningskurvan. Det är bättre att ha två kategoriledare på heltid än tio på halvtid.

  • Möjliggör tvärfunktionalitet både i arbete och beslutsfattande: en stor del av poängen är att samla kompetensen inom ett område.

  • Skapa förståelse både inom och utom inköp. Den största förändringen som kategoristyrning medför sker utanför inköpsfunktionen!

Kategoristyrning i offentlig sektor

Lagstiftningen

Ofta tar man upp lagstiftningen kring upphandling som en begränsande faktor för kategoristyrt inköp i offentlig sektor. Vi menar att den negativa påverkan från lagstiftningen finns men är begränsad. Men framförallt vill vi understryka den enorma potential som finns i att etablera ett kategoristyrning i offentlig sektor. I närtid kan man troligtvis frigöra mer resurser i offentlig sektor av smartare inköp än av digitalisering, dessutom till en mycket lägre kostnad.

Privat jämfört med offentlig sektor

Det kan finnas skillnader på detaljnivå i implementeringen men de sex framgångsfaktorerna ovan är desamma för privata och offentliga organisationer. Vill du läsa mer kan du ladda ner vårt white paper. Eller läs om hur vi kan hjälpa dig att komma igång med kategoristyrning, vi har lång erfarenhet av att arbeta med offentlig sektor!

Vanliga frågor

1. Vi behöver förändra processer, organisation och arbetssätt inom inköp, kan ni hjälpa oss?

Ja, vi har stor erfarenhet av att hjälpa företag att utveckla sin processer, metoder och arbetssätt inom inköpsområdet. Ofta startar ett sådant arbete med någon form av inköpsdiagnos.

2. Vi tror det finns en besparingspotential i flertalet av våra kategorier, hur realiserar vi detta?

I de flesta fall realiseras besparingarna genom ett strukturerat och metodiskt kategoristyrningsarbete. Våra konsulter kan hjälpa er att driva sådana projekt.

3. Kan ni hjälpa oss att införa ett strukturerat och faktabaserat arbetssätt?

Ja, vår modell bygger på en kombination av konsultinsatser i konkreta kategoriprojekt kombinerat med coaching och utbildning av er personal.

4. Hur ser er ersättningsmodell ut?

Vi debiterar en timkostnad för vårt arbete. I tydligt definierade projekt kan vi också göra modeller som innebär att vi delar risk med våra kunder.

5. Vi har redan en välutvecklad inköpsorganisation, vad kan ni tillföra?

Vår erfarenhet är att de flesta inköpsorganisationer kan prestera ännu bättre och det kan vi hjälpa er att göra.

6. Har ni även kompetens inom direkt material?

Vad som är direkt material varierar mellan olika organisationer. När det gäller klassiska kategorier såsom råvaror, elektronikkomponenter eller andra kategorier kopplade till produktion har vi gedigen kompetens inom dessa områden.

Vad gör en kategoriledare egentligen?

En kategoriledare , eller category manager, ansvarar för det mer övergripande inköpsarbetet inom sin kategori. Så här beskriver Fredrik Azmani, Global Category Manager på Sandvik Coromant, sina ansvarsområden:

En kategoriledare:

  • Analyserar spenden per kategori/subkategori. Gärna några år bakåt i tiden, det aktuella läget samt hur man vill att spenden ska utvecklas under de närmaste åren. I vissa fall även för hela ”produktens” livscykel.
  • Tar fram strategier samt implementerar dessa, mäter resultat samt levererar underlag för hur strategierna kan påverka olika affärsplaner
  • Ser till att samtliga medarbetare inom inköpsorganisationen tar del av samt följer strategierna och följer upp efterlevnaden
”Jag börjar alltid morgonen med att logga in i olika spendanalysverktyg, se hur spenden utvecklar sig och försöker förstå de påverkande faktorerna, vad vi gjort bra och vad vi kan göra bättre. I allt jag gör tänker jag ’eliminate waste and create value’.” Fredrik Azmani, Global Category Manager for electronics and marketing på Sandvik Coromant

Kom igång med kategoristyrning

Vår rekommendation är att alltid börja med att kategorisera upp spenden i ett spendanalysverktyg och göra en diagnos kring vilken potential som finns i att arbeta annorlunda med inköp, vad som krävs för att lyckas och i vilken ordning olika inköpskategorier bör adresseras. Om man inte har kompetensen att göra analysen själva finns en poäng att köpa in tjänsten av någon som har erfarenhet av detta.

Flera av de företag och organisationer som är ledande inom kategoristyrt inköp har medvetet valt en strategi där man använder sig av en extern kompetens. Det blir en viktig del i leveransen av att etablera kategoristyrning och att genomföra kategoriprojekt. Vi tycker att man ska dra lärdom från dem och behandla kategoristyrning som vilken investeringstung tjänst som helst.

Vi kan hjälpa dig att implementera kategoristyrning

EFFSO har sedan vi grundades för 10 år sedan arbetat med flera hundra olika organisationer som satsat på att införa ett kategoristyrt inköp. Räknar vi ihop antalet kategoriprojekt vi varit involverade i närmar vi oss 900. Vi har erfarenhet av såväl stora som små organisationer, privat som offentlig sektor samt en stor mängd olika kategorier. Dessutom har vi genom våra kategoristyrningsprojekt byggt upp en gedigen portfölj av benchmarkdata för den nordiska marknaden och det gör oss rätt unika.

Det här gör vi konkret

Vi kan hjälpa din organisation med allt från att göra en spendanalys (skapa eller gå igenom existerande kategoriträd, kategorisera och visualisera), till att göra en potentialbedömning där vi hjälper er att prioritera och planera kategoriinitiativ och vidare till att genomföra en strukturell analys. Den leder till en handlingsplan för kategoriinitiativ och utvecklingsaktiviteter. Vanligt förekommande är att vi även utbildar och coachar interna resurser löpande under projektets gång. Vill ni att vi tar ett större grepp om era inköp på till exempel indirekt material har vi fin erfarenhet av inköp som tjänst.

Hör av dig till oss

Under de senaste åren har intresset för kategoristyrning ökat enormt mycket i offentlig sektor och vi har haft förmånen att hjälpa flera kommuner att komma igång. För, som vår kollega Per-Arne Jonsson brukar säga: ”det viktigaste är att komma igång”. Det går också alldeles utmärkt att bara implementera kategoristyrt inköp i ett fåtal kategorier. Något som också tar mindre tid. Oavsett var du befinner dig på din kategoristyrningsresa, hör av dig till oss om du behöver hjälp!

EFFSO whitepapers

Kategoristyrt inköp i offentlig sektor

Vi försöker löpande att sammanfatta våra tankar i s k white papers. Här är vår senaste rapport, ”Så lyckas du med kategoristyrt inköp i offentlig sektor” som vår kollega Arvid Fredin har skrivit. Du kan alltid utforska våra äldra white papers genom att klicka på länken nedan.

Du måste fylla i en giltig e-postadress.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Se alla white papers ›

Behöver du vägledning?

Ring oss eller använd kontaktformuläret så hör vi av oss till dig inom kort. Vi hjälper dig med alla typer av frågor inom inköp.

Ställ en fråga +46 8 440 39 30

Varför EFFSO?

EFFSO Upphandling

1. Enastående kunskap

Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.

2. Vi skapar bestående resultat

Vi är ”doers” och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Vi har gärna en långsiktig relation med er för att säkra långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.

Excel för inköpare

3. Bättre ekonomiskt utfall

Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.

Våra konsulter (1/3)

När man arbetar faktabaserat ger inköpsarbetet stort genomslag och bra effekt.

Michel Björn

Managementkonsult

Michel har utmanat byggbranschens leverantörer, dels som kategoriansvarig men även som inköpschef.

Våra konsulter (2/3)

På EFFSO har jag kunnat bredda mig och sätta mig in i många företags olika utmaningar.

Arsalan Motavaf

Chef Management Consulting

Arsalan har 15 års erfarenhet av inköp med större delen inom automotive.

Våra konsulter (3/3)

Jag har arbetat med inköp inom den offentliga sektorn i 20 år, och jag är glad att jag kan bidra till den fortsatta utvecklingen.

Pia Ivarsson

Seniorkonsult, Offentlig sektor

Pia har lång erfarenhet från offentlig sektor och har arbetat med offentlig upphandling så länge som LOU har funnits.

Älskar du inköp som vi gör? Se våra lediga jobb här!