Inköpschef

Att vara inköpschef idag är en både utmanande och oerhört spännande roll och möjligheten att påverka verksamheten är större än någonsin. Vi på EFFSO kan hjälpa dig som inköpschef på flera olika sätt. Läs hur här nedan!

Inköpsfunktionens förändrade roll

Inköparens roll generellt

Alla organisationer köper in varor och tjänster. En del inköpare är med redan då behovet skapas, andra sitter någonstans i en lång leveranskedja med små möjligheter att påverka behoven. Inköparens roll kan därför variera från att vara den som definierar vad det är som ska köpas till den som säkerställer leveranser, håller nere kostnaderna med mera. Därför har aldrig definitionen på inköp och inköpare varit en exakt vetenskap. Dock börjar det bli allt vanligare att sortera in olika roller i strategisk, taktisk och operativ inköpare.

Inköpschefens roll över tid

Länge var inköp en administrativ funktion vars enda uppgift var att se till att nödvändiga anskaffningar gjordes i rätt tid och på ett juridiskt korrekt sätt men utan att ha något ansvar för företagets affärer. Idag är inköpsfunktionens roll något helt annat. Ökad konkurrens och pressade marginaler har tvingat företag att se över sina anskaffningskostnader. Inköp har fått en ny strategisk betydelse och inköpschefen är allt oftare en del av företagsledningen.

Vad gör en inköpschef?

Inköpschefen är den som har huvudansvar för alla inköp av varor och tjänster såväl direkta som indirekta. Den vanligaste betydelsen är avdelningschef för en inköpsavdelning men många förknippar denna tjänst med strategiskt inköp. I små organisationer finns ibland bara en strategisk inköpare och det är inköpschefen. I en större organisation blir inköpschefens roll att täcka alla delar av organisationens inköpsprocesser och strategier dvs. den som planerar, fördelar och koordinerar inköparnas arbete.

En titel som förekommer inom offentlig sektor är inköpsdirektör. På engelska används head of purchasing, head of procurement eller purchasing executive. Chief procurement officer (CPO) har blivit vanligare även på svenska.

Lämpliga personliga egenskaper hos en inköpschef som brukar nämnas är ledarskapsförmåga, kommunikationsförmåga och strategisk insikt. Lyhördhet, entusiasm och förmågan att driva förändringsarbete brukar också nämnas.

Vanliga ansvarsområden för en inköpschef

  • Hela inköpsprocessen; ansvar för utveckling av inköpsstrategi och styrning på inköpsområdet, analys- och kategoristrategiarbete, upphandlingsprocess, beställningsprocess och process för leverantörsuppföljning och utveckling

  • Driva verksamhets- och processutveckling inom inköpsområdet och säkra att inköpsavdelningen möter uppsatta mål

  • Föra löpande dialog med processägare, interna beställare och intressenter för att säkerställa ett väl fungerande samarbete och att inköpsavdelningen uppfattas som en proaktiv affärspartner

  • Leda inköpsfunktionens löpande arbete, ha personalansvar för ett team bestående av olika roller t ex strategiska inköpare, inköpsanalytiker, inköpskoordinatorer, taktiska inköpare/upphandlare m.m.

Konkreta arbetsuppgifter kan inkludera att

  • Planera, följa upp och styra inköpsavdelningens budget
  • Utveckla och implementera instruktioner, processer och policyer för inköp och kontraktsledning i enlighet med inköpsstandard
  • Leda utvecklingen av organisationens malldokument, standardavtal och andra inköpsverktyg
  • Säkerställa funktionaliteten i inköpsavdelningens intranät samt den externa leverantörsportalen
  • Leda och koordinera aktiviteter för personal involverade i köp och lagring av material och tjänster
  • Intervjua och anställa ny personal. Planera och följa upp utbildning och träning.
  • Delta i utvecklingen av köpspecifikationer för utrustning, produkter och tjänster
  • Skriva rapporter avseende marknadsförhållanden och materialkostnader

Vill du veta mer om hur en inköpschef tänker och vad som finns på hens bord, ta del av vår CPO Survey 2021, som riktar sig till inköpschefer och inköpsdirektörer på svenska organisationer.

Vad har en inköpschef i lön?

Lönen för en inköpschef ligger enligt Unionen på mellan 40000 och 55000 kr per månad vid en lägre svårighetsnivå. Vid en högre svårighetsnivå ligger den på 50000 kr per månad och uppåt.

Löneintervall nivå ett

En inköpschef på nivå ett planerar, leder och samordnar verksamheten inom det egna ansvarsområdet. Hen följer upp och utvärderar verksamheten mot uppsatta mål och vidtar eller föreslår åtgärder vid avvikelser. Inköpschefen bedömer arbetsinsatser och rekryterar medarbetare samt utreder organisations- och arbetsformer, resurskrav och utbildningsbehov.

Löneintervall nivå två

I det högre löneintervallet utarbetar inköpschefen förslag till policy och strategier samt metod och teknik för genomförande och uppföljning av verksamheten och dess resultat. Hen gör prioriteringar och omdisponeringar, beslutar om åtgärder, svarar för organisations- och arbetsformer samt personalutveckling.

Enligt SCBs yrkesstatistik från 2020, var medellönen för en inköps-, logistik- och transportchef 67200 kr för nivå ett och 53700 kr i snitt för nivå två, alla sektorer inräknade.

Vi kan hjälpa inköpschefer på flera olika sätt

Även om inköpsfunktionens roll förändrats och fått en avsevärt mer strategisk roll åtnjuter den inte samma ställning i alla företag. Det kan bero på att företaget opererar på en monopol- eller oligopolliknande marknad, att anskaffningskostnaderna har en lägre betydelse eller att andelen inköpta varor och tjänster inte ökat nämnvärt över tid.

Olika branscher

Inköpskostnaderna i förhållande till företagets omsättning varierar kraftigt i olika brancher. Enligt statistik från Hartmann, Kerkfeld & Henke och Teknikföretagen ligger inköpskostnaderna i förhållande till omsättningen på mellan 60 och 85 procent i detaljhandeln, 60 och 80 procent i bilindustrin och mellan 50 och 70 procent i konsumentelektronikbranschen. Att jämföra med läkemedelsindustrin och tjänstesektorn (mellan 10 och 50 procent).

Mogna inköpsorganisationer

Inköps skiftande betydelse kan även bero på inköpsfunktionen i sig. En framåtlutad inköpschef utvecklar kontinuerligt inköpsfunktionen så att den bidrar till företagets konkurrenskraft och lönsamhet. Det finns data som visar att mogna inköpsfunktioner bidrar i större utsträckning till företagets resultat och lönsamhet än omogna inköpsfunktioner. De bidrar mer till lönsamheten och till den totala avkastningen till aktieägarna, visar ett högre ROI för inköp samtidigt som de har färre heltidsanställda på inköp.

Behöver du vägledning?

Ring oss eller använd kontaktformuläret så hör vi av oss till dig inom kort. Vi hjälper dig med alla typer av frågor inom inköp.

Ställ en fråga +46 8 440 39 30

Att bygga en högpresterande inköpsorganisation

Kompetens är den enskilt viktigaste dimensionen för att bli en framgångsrik inköpsorganisation som levererar bestående resultat. Beroende på vad behovet är kan vi antingen hitta rätt inköpskonsulter för tillfälliga resursbehov, hjälpa till med rekrytering av inköpare eller kompetensutveckla era medarbetarna.

Interim inköpskonsulter

Olika typer av behov kan uppstå i en verksamhet. Det kan röra sig om resurstoppar, tillfälliga projekt, organisationsförändringar och vakanser som uppstår, ett kontinuerligt behov av skalbarhet och flexibilitet eller nya arbetssätt och arbetsuppgifter.

EFFSO har Nordens största nätverk av inköpskonsulter för uthyrning över hela landet. I vårt nätverk hittar du inköpare med kompetenser inom privat och offentligt inköp, indirekt och direkt inköp, category managers och projektinköpare. Bland våra inköpskonsulter finns de med erfarenhet av specifika kategorier eller specifika industrier och tjänsteföretag. Vi har supply chain managers, logistiker, analytiker och såklart även inköpschefer för uthyrning. Många har erfarenhet av inköpstransformation och förändringsledning.

Rekrytering

Att hitta relevant kompetens till inköpsorganisationen är en utmaning. Vår specialitet är rekrytering av framförallt CPOs, inköpsdirektörer, inköpschefer och category managers. Genom att vi är så nischade har vi med tiden samlat på oss en stor erfarenhet av de utmaningar som finns vid rekrytering av inköpare och inköpschefer.

I nästan 15 års tid har vi intervjuat ca 500 personer per år. Det har lett till att vi har Nordens största kandidatnätverk inom inköp. Genom att vårt varumärke är välkänt inom inköpssverige kan vi nå ut till rätt personer och hitta kandidater med rätt kompetens.

Alla som jobbar med rekrytering på EFFSO har erfarenheter från linjeroller inom inköp. Vi vet vilken kompetens, erfarenhet och personlighet som krävs och kan utvärdera kandidaters förmågor och potential.

Inköpsutbildning

Våra utbildningsprogram är utformade för att öka inköparnas förmåga att hantera nya uppgifter och förväntningar. Alla våra utbildningar, oavsett om det är kortare spendanalyskurser eller längre akademier, innehåller en teoridel, övningsmoment och gemensam reflektion för att se till att de nya kunskaperna verkligen sätter sig i kroppen.

Hos oss är det våra konsulter, som normalt sett arbetar med inköpsprojekt hos olika privata och offentliga kunder, som är lärare under våra inköpsakademier. Det gör att de kan ha ett verklighetsbaserat angreppssätt och kan presentera många relevanta exempel.

Identifiera förbättringsområden och skapa effektivare arbetssätt

Mogna inköpsorganisationer skapar ordning och reda både för inköp och interna intressenter. De driver förändringsarbete genom kulturförändring och tvärfunktionellt samarbete. Och de identifierar och implementerar förbättringar kontinuerligt.

En strukturell analys

Genom en strukturell analys kartlägger EFFSO inköpsfunktionens förbättringsområden.  Vi går igenom inköpsorganisationens kapabilitet, organisation, metoder och processer, verktyg, nyckeltal och strategi, ger förslag på förbättringsområden och tillsammans med kunden sätter en kort- och långsiktig plan för de viktigaste utvecklingsaktiviteterna.

Vill du som inköpschef påbörja en inköpstransformation kan EFFSO hjälpa dig med projektledning och förändringsledning. Vi hjälper dig att förankra det nya arbetssättet och stöttar inköpsorganisationen genom hela resan. Vi bidrar till den nödvändiga förändringen genom att kommunicera vart organisationen är på väg, vilka beteenden som premieras samt möjliggöra individuell utveckling.

Nyttja digitalisering som ett verktyg för effektivisering

Med hjälp av digitalisering kan inköpsfunktionen frigöra tid och resurser för mer värdeskapande aktiviteter. En mogen inköpsorganisation ser till att data för analyser och faktabaserade beslut finns tillgängliga och använder olika lösningar, såväl existerande som nya, för att driva effektiviseringar.

EFFSO kan hjälpa inköpschefer och IT-funktioner att kartlägga processer och system. Vi kan även rekommendera systemfunktionaliteter. Eftersom vi själva har utvecklat Spendency har vi god kunskap om olika spendanalysverktyg, och genom partneravtal kan vi erbjuda systemstöd inom besparingsuppföljning.

Robotic Process Automation, RPA, är ett annat spännande område. Genom automatisering av repetitiva inköpsprocesser kan man höja både produktivitet och kvalitet. Vi hjälper till att analysera processer och identifierar de som är mest lämpade att automatisera och bistår även med upphandling av system samt projektledning och implementering.

Identifiera potentialer och optimera totalkostnaden

Detta är hjärtat av det vi gör på EFFSO! Vi förespråkar att man följer följande metodik:

Fem steg för att optimera totalkostnaden

Vi rekommenderar att man börjar med att göra en spendanalys. En uppdaterad spendanalys möjliggör ett proaktivt och faktabaserat inköpsarbete och är en förutsättning för att kunna identifiera potentialer och prioritera det fortsatta arbetet. Därefter identifierar vi och prioriterar aktiviteter utifrån organisationens förbättringspotential i en potentialbedömning, i syfte att nyttja resurser mer effektivt. Inom prioriterade kategorier kan vi sedan initiera och driva kategoriprojekt dvs. driva långsiktiga förbättringsaktiviteter för att optimera totalkostnader och hantera risker på medel och lång sikt. De identifierade potentialerna hämtar man sedan hem genom olika besparingsinitiativ på kort eller medellång sikt. Slutligen, glöm inte uppföljning och styrning av implementerade förbättringsaktiviteter. Det säkerställer effekt över tid.

Sedan starten för 15 år har vi analyserat mer än 4000 miljarder kr i spend och genomfört över 1000 inköpsprojekt. Därutöver har vi en stor mängd samlad kategorikunskap från tidigare projekt som vi använder i våra leveranser.

Uthyrning och rekrytering av inköpschefer

EFFSO har ett omfattande nätverk av inköpskonsulter över hela landet som består av både juniora och mer seniora roller. Våra konsulter har erfarenhet från linjeroller i olika organisationer, bland annat som kategoriledare/category managers, supply chain managers, strategiska inköpare, inköpschefer eller inköpsdirektörer. Några har även tidigare verkat som managementkonsulter. Vill du hyra en inköpschef på deltid går det också bra!

Vi är även specialiserade på att rekrytera inköpschefer, inköpsdirektörer, CPOs och category managers.

Varför EFFSO?

EFFSO Upphandling

1. Enastående kunskap

Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.

2. Vi skapar bestående resultat

Vi är ”doers” och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Vi har gärna en långsiktig relation med er för att säkra långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.

Excel för inköpare

3. Bättre ekonomiskt utfall

Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.

Urval av kunder efter bransch

Tillverkande industri
ABB
Alfa Laval
Atlas Copco
Boliden
Cale Access
Flir systems
KONE
LKAB
Sandvik
SCA
Automotive
Autoliv
Din Bil
Scania
Energi
Fortum
Forsmarks Kraftgrupp
GL&V
Mälarenergi
Telge inköp
Bank & Finans
CitiBank
Länsförsäkringar
SEB
Swedbank
Skandia
Klarna
Bygg, fastighet & infrastruktur
Bonava
Green Cargo
Infranord
Jernhusen
NCC
Norsk Gjevinning
Riksbyggen
Rikshem
Skanska
Svensk Kärnbränslehantering
Volvo
Offentlig verksamhet
Huddinge Kommun
Jönköpings kommun
Kunskapsskolan
Lantmäteriet
Landstinget Västernorrland
Riksdagsförvaltningen
Sundbybergs Stad
Swedavia
Södermanlands Läns Lansting
Övrigt
Apoteket
AMF Fastigheter
Aleris
Carema
Spendrups
Svenska spel
Svenska Bostäder
Systembolaget

Våra konsulter (1/3)

När man arbetar faktabaserat ger inköpsarbetet stort genomslag och bra effekt.

Michel Björn

Managementkonsult

Michel har utmanat byggbranschens leverantörer, dels som kategoriansvarig men även som inköpschef.

Våra konsulter (2/3)

På EFFSO har jag kunnat bredda mig och sätta mig in i många företags olika utmaningar.

Arsalan Motavaf

Chef Management Consulting

Arsalan har 15 års erfarenhet av inköp med större delen inom automotive.

Våra konsulter (3/3)

Jag har arbetat med inköp inom den offentliga sektorn i 20 år, och jag är glad att jag kan bidra till den fortsatta utvecklingen.

Pia Ivarsson

Seniorkonsult, Offentlig sektor

Pia har lång erfarenhet från offentlig sektor och har arbetat med offentlig upphandling så länge som LOU har funnits.

Älskar du inköp som vi gör? Se våra lediga jobb här!