Inköpsfunktionens förändrade roll
I århundraden var inköpsavdelningen en administrativ funktion vars enda uppgift var att se till att nödvändiga anskaffningar blev gjorda i rätt tid och på ett juridiskt korrekt sätt men utan att ha något större ansvar för företagets affärer.
Idag är inköpsfunktionens roll något helt annat. Ökad konkurrens och pressade marginaler har tvingat företag att se över sina anskaffningskostnader vilket har lett till att inköp fått en helt ny strategisk betydelse. Allt oftare tar inköpschefen plats i företagsledningen. Det gäller framförallt mer konkurrensutsatta marknader och sektorer där anskaffningskostnaderna har en större betydelse.
Inköparens roll generellt
Alla organisationer köper in varor och tjänster. En del inköpare är med redan då behovet skapas, andra sitter någonstans i en lång leveranskedja med små möjligheter att påverka behoven. Inköparens roll kan därför variera från att vara en person som definierar vad det är som ska köpas till den som säkerställer leveranser, håller nere kostnaderna m.m. Definitionen på inköp och inköpare har därför aldrig varit en helt exakt vetenskap. Men en vanlig indelning är att sortera in olika roller i tre nivåer: strategisk inköpare, taktisk inköpare och operativ inköpare.
Inköpschef, inköpsdirektör eller CPO?
Inköpschefen är den som har huvudansvaret för alla inköp av varor och tjänster såväl direkta som indirekta inköp. Den vanligaste betydelsen är avdelningschef för en inköpsavdelning, men många förknippar även denna tjänst med strategiskt inköp. I små organisationer finns ibland bara en strategisk inköpare och det är inköpschefen. I en större organisation blir förstås inköpschefens roll att täcka alla delar av organisationens inköpsprocesser och inköpsstrategier det vill säga den som planerar, fördelar och koordinerar inköparnas arbete med att köpa in material och tjänster.
En titel som förekommer inom offentlig sektor är inköpsdirektör. På engelska används titlar såsom ’head of purchasing’, ’head of procurement’, ’purchasing executive’ men ibland någon av titlarna för strategisk inköpare. ’chief procurement officer, CPO’ har blivit allt vanligare även på svenska.
Bakgrund och egenskaper
En vanlig bakgrund är strategiskt inköps- och upphandlingsarbete, verksamhets- och processutveckling inom inköpsområdet, erfarenhet av kategoristyrning och leverantörsutveckling/supplier relationship management (SRM).
Lämpliga personliga egenskaper som brukar nämnas är ledarskapsförmåga, kommunikationsförmåga och strategisk insikt. Andra nyckelegenskaper är lyhördhet, entusiasm och förmågan att driva förändringsarbete. Erfarenhet från inköpsarbete och förhandlingsvana är vanliga krav. Karriärmöjligheter är andra positioner i ledningsgruppen.
Vill du veta mer om strategiskt inköp eller olika inköpsprojekt?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Jenny Vårlid
Chef Affärsutveckling EFFSO AB
Vanliga ansvarsområden för en inköpschef
- Ansvara för hela inköpsprocessen; utveckling av inköpsstrategi och styrning på inköpsområdet, analys- och kategoristrategiarbete, upphandlings- och beställningsprocess samt process för leverantörsuppföljning och utveckling
- Driva verksamhets- och processutveckling inom inköpsområdet och säkra att inköpsavdelningen möter uppsatta mål
- Föra löpande dialog med processägare, interna beställare och intressenter för att säkerställa ett väl fungerande samarbete och att inköpsavdelningen uppfattas som en proaktiv affärspartner
- Leda inköpsavdelningens löpande arbete och ha personalansvar för ett team bestående av till exempel strategiska inköpare, inköpsanalytiker, inköpskoordinatorer, taktiska inköpare/ upphandlare m.m.
Konkreta arbetsuppgifter kan inkludera att:
- Planera, följa upp och styra inköpsavdelningens budget
- Utveckla och implementera instruktioner, processer och policyer för inköp och kontraktsledning i enlighet med inköpsstandard
- Leda utvecklingen av organisationens malldokument, standardavtal och andra inköpsverktyg
- Säkerställa funktionaliteten i inköpsavdelningens intranät samt den externa leverantörsportalen
- Leda och koordinera aktiviteter för personal involverade i köp och lagring av material och tjänster
- Intervjua och anställa ny personal. Planera och följa upp utbildning och träning.
- Delta i utvecklingen av köpspecifikationer för utrustning, produkter och tjänster
- Skriva rapporter avseende marknadsförhållanden och materialkostnader
- Övergripande rapportera av organisationens leverantörsmarknadsanalyser
- Lösa dispyter och motkrav med och mot leverantörer
- Granska, utvärdera och godkänna specifikationer för inhämtande av anbud samt tilldelande av avtal
- Se till att inköpssystemet har hög tillgänglighet, funktionalitet och innehåller uppdaterade uppgifter
- Söka lösningar för retur eller bortskaffande av överblivet material
- Hitta leverantörer och utvärdera dem för att fastställa leveransförmåga och leveransvillkor
- Skapa beslutsunderlag för nya avtal för styrelsens godkännande
- Representera företaget i avtalsförhandlingar
- Utfärda leverantörspolicyer, leverantörshandböcker etc.
Vad tjänar en inköpschef?
Marknadslönen för en inköpschef ligger enligt statistik från Unionen 2021 på mellan 40.000 och 55.000 kr per månad vid en lägre svårighetsnivå. Vid en högre svårighetsnivå ligger den på 50.000 kr och uppåt.
Löneintervall nivå 1
Här planerar, leder och samordnar inköpschefen verksamheten inom det egna ansvarsområdet. Inköpschefen utvärderar mot uppsatta mål och föreslår åtgärder vid avvikelser, bedömer arbetsinsatser och rekryterar medarbetare samt utreder organisations- och arbetsformer, resurskrav och utbildningsbehov.
Löneintervall nivå 2
Inköpschefen utarbetar förslag till policy och strategier samt metod och teknik för genomförande och uppföljning av verksamheten och dess resultat. Hen gör prioriteringar och omdisponeringar, beslutar om åtgärder, svarar för organisations- och arbetsformer samt personalutveckling.
Behöver du vägledning?
Ring oss på +46 8 440 39 30 eller använd kontaktformuläret så hör vi av oss till dig inom kort. Vi hjälper dig med alla typer av frågor inom inköp.
En högpresterande inköpsorganisation, vad innebär det?
Även om inköpsfunktionens roll förändrats och fått en mer strategisk roll åtnjuter den inte samma ställning i alla företag. Det kan bero på att organisationen opererar på en monopol- eller oligopolliknande marknad, att anskaffningskostnaderna har en lägre betydelse eller att andelen inköpta varor och tjänster inte ökat nämnvärt över tid.
Olika branscher
Inköpskostnaderna i förhållande till företagets omsättning varierar kraftigt i olika brancher. Enligt statistik från Hartmann, Kerkfeld & Henke och Teknikföretagen ligger inköpskostnaderna i förhållande till omsättningen på mellan 60 och 85 procent i detaljhandeln, 60 och 80 procent i bilindustrin och mellan 50 och 70 procent i konsumentelektronikbranschen. Det skiljer sig mycket jämfört med till exempel läkemedelsindustrin och tjänstesektorn, där de ligger på mellan 10 och 50 procent.
Mogna och högpresterande inköpsorganisationer
Inköps skiftande betydelse kan även bero på inköpsfunktionen i sig. Vi tror att en framåtlutad inköpschef kontinuerligt utvecklar inköpsfunktionen så att den bidrar till företagets konkurrenskraft och lönsamhet. Och det finns data som visar att mogna inköpsfunktioner i större utsträckning bidrar till resultat och lönsamhet än omogna inköpsfunktioner. De bidrar både mer till lönsamheten och till den totala avkastningen till aktieägarna, visar ett högre ROI för inköp – samtidigt som de har färre heltidsanställda på inköp.
Hur ser en mogen inköpsorganisation ut?
Det som avgör om man är en mogen och högpresterande inköpsfunktion, det är kapabiliteten inom kompetensförsörjning, arbetssätt och struktur, digitalisering samt totalkostnadsoptimering. Mer specifikt betyder det:
- Kompetensförsörjning: En mogen inköpsfunktion investerar i högpresterande individer och utvecklar medarbetarna för att hantera nya uppgifter och förväntningar. Den ser till att ha tillgång till rätt kompetens och antal resurser vid varje givet tillfälle.
- Arbetssätt och struktur: Inköpsavdelningen skapar ordning och reda för inköp och interna intressenter. Man driver förändringsarbete genom kulturförändring, tvärfunktionellt samarbete och beslutsfattande samt identifierar och implementerar förbättringar kontinuerligt.
- Digitalisering: Information för analyser och faktabaserade beslut görs tillgängligt, och man frigör tid, resurser och tankekraft för värdeskapande aktiviteter. Tillgängliga lösningar används som hävstång för att driva effektiviseringar.
- Totalkostnadsoptimering uppnås genom att man kontinuerligt utvecklar strukturkapital och kompetens. Samt anammar ett strategiskt angreppssätt på inköp genom category management, strategiskt planerad inköpsutveckling och, återigen, fokus på ständiga förbättringar.
Vi kan hjälpa dig
Kompetens är den enskilt viktigaste dimensionen för att bli en framgångsrik inköpsorganisation som levererar bestående resultat.
Beroende på vad behovet är kan vi antingen hitta rätt inköpskonsulter för tillfälliga resursbehov, hjälpa till med rekrytering av inköpare eller kompetensutveckla era medarbetarna.
Interim inköpskonsulter
Olika typer av behov kan uppstå i en verksamhet. Det kan röra sig om resurstoppar, tillfälliga projekt, organisationsförändringar och vakanser som uppstår, ett kontinuerligt behov av skalbarhet och flexibilitet eller nya arbetssätt och arbetsuppgifter.
EFFSO har Nordens största nätverk av inköpskonsulter för uthyrning över hela landet. I vårt nätverk hittar du inköpare med kompetenser inom privat och offentligt inköp, indirekt och direkt inköp, category managers och projektinköpare. Bland våra inköpskonsulter finns de med erfarenhet av specifika kategorier eller specifika industrier och tjänsteföretag. Vi har supply chain managers, logistiker, analytiker och såklart även inköpschefer för uthyrning. Många har erfarenhet av inköpstransformation och förändringsledning.
Rekrytering
Att hitta relevant kompetens till inköpsorganisationen är en utmaning. Vår specialitet är rekrytering av framförallt CPOs, inköpsdirektörer, inköpschefer och category managers. Genom att vi är så nischade har vi med tiden samlat på oss en stor erfarenhet av de utmaningar som finns vid rekrytering av inköpare och inköpschefer.
I nästan 15 års tid har vi intervjuat ca 500 personer per år. Det har lett till att vi har Nordens största kandidatnätverk inom inköp. Genom att vårt varumärke är välkänt inom inköpssverige kan vi nå ut till rätt personer och hitta kandidater med rätt kompetens.
Alla som jobbar med rekrytering på EFFSO har erfarenheter från linjeroller inom inköp. Vi vet vilken kompetens, erfarenhet och personlighet som krävs och kan utvärdera kandidaters förmågor och potential.
Inköpsutbildning
Våra utbildningar är utformade för att öka inköparnas förmåga att hantera nya uppgifter och förväntningar. Alla kurser, oavsett om det är kortare spendanalyskurser eller längre akademier, innehåller en teoridel, övningsmoment och gemensam reflektion för att se till att de nya kunskaperna verkligen sätter sig i kroppen.
Hos oss är det våra konsulter, som normalt sett arbetar med inköpsprojekt hos olika privata och offentliga kunder, som är lärare under våra inköpsakademier. Det gör att de kan ha ett verklighetsbaserat angreppssätt och kan presentera många relevanta exempel.
Vill du veta mer om strategiskt inköp eller olika inköpsprojekt?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Jenny Vårlid
Chef Affärsutveckling EFFSO AB
Hitta förbättringar och skapa effektivare arbetssätt och strukturer
Högpresterande inköpsorganisationer skapar ordning och reda för inköp och interna intressenter. De driver förändringsarbete genom kulturförändring, tvärfunktionellt samarbete och beslutsfattande. Och de identifierar och implementerar förbättringar kontinuerligt.
Genom en strukturell analys kartlägger EFFSO inköpsfunktionens förbättringsområden. Vi går igenom inköpsorganisationens kapabilitet, organisation, metoder och processer, verktyg, nyckeltal och strategi, ger förslag på förbättringsområden och tillsammans med kunden sätter en kort- och långsiktig plan för de viktigaste utvecklingsaktiviteterna.
Vill du som inköpschef påbörja en inköpstransformation kan EFFSO hjälpa dig med projektledning och förändringsledning. Då hjälper vi dig att förankra det nya arbetssättet i organisationen och stöttar inköpsorganisationen genom transformationen. Vi bidrar till den nödvändiga kulturförändringen genom att tydliggöra och kommunicera vart organisationen är på väg, vilka beteenden som premieras samt möjliggöra individuell utveckling.
Digitalisering, ett verktyg för effektivisering
Digitalisering är ett kraftfullt verktyg för att frigöra tid, resurser och tankekraft för mer värdeskapande aktiviteter.
EFFSO hjälper inköpschefer och IT-funktioner att kartlägga processer och system samt rekommenderar systemfunktionaliteter. Vi har själva utvecklat spendanalyserktyget Spendency och kan via partneravtal erbjuda systemstöd inom besparingsuppföljning.
Vi har även erfarenhet av RPA (Robotic Process Automation). Genom automatisering av repetitiva inköpsprocesser kan produktivitet och kvalitet höjas. Vi hjälper till att analysera era processer och identifierar de som är mest lämpade att automatisera. Vi bistår även med upphandling av system samt projektledning och implementering.
Hitta potentialer och optimera totalkostnaden
- En uppdaterad spendanalys ger ett proaktivt och faktabaserat inköpsarbete och är en förutsättning för att kunna hitta potentialer och prioritera det fortsatta arbetet.
- Därefter prioriterar vi aktiviteter utifrån förbättringspotential i en potentialbedömning i syfte att nyttja resurser mer effektivt.
- Inom prioriterade kategorier kan vi sedan initiera och driva kategoriprojekt dvs. driva förbättringsaktiviteter för att optimera totalkostnader och hantera risk på medel och lång sikt.
- Identifierad potential hämtar vi sedan hem genom olika besparingsinitiativ. Och genom uppföljning och styrning av implementerade förbättringsaktiviteter säkerställer vi effekt över tid.
Uthyrning och rekrytering av inköpschefer
EFFSO har ett omfattande nätverk av inköpskonsulter över hela landet som består av både juniora och mer seniora roller. Våra konsulter har erfarenhet från linjeroller i olika organisationer, bland annat som kategoriledare/ category managers, supply chain managers, strategiska inköpare, inköpschefer eller inköpsdirektörer. Några har även tidigare verkat som managementkonsulter.
Vill du hyra en inköpschef på deltid går det också bra! Vi är även specialiserade på att rekrytera inköpschefer, inköpsdirektörer, CPOs och category managers.
Vad behöver du hjälp med?
Jag är ny inköpschef och behöver etablera en plan.
Varje organisation är unik och med hjälp av vår breda erfarenhet, strukturerade metodik och benchmark hjälper vi dig att ta fram en plan och mål anpassade för just din inköpsorganisation.
Hur stor är vår besparingspotential?
Varje år genomför vi ett drygt tiotal diagnoser för olika svenska organisationer. Vi har gedigen erfarenhet och en stor databas med benchmarkdata för att hjälper er identifiera er besparingspotential. Vår väl beprövade metodik och våra erfarna konsulter garanterar er riktiga resultat.
Hur kan jag förenkla och förbättra mitt arbete med spendanalys?
Oavsett om du redan har en spendanalys, vill göra en från början eller automatisera ditt spendanalysarbete så har vi lösningarna. Genom våra färdiga koncept för kategorisering och spendanalys hjälper vi dig snabbt och effektivt. Med hjälp av spendanalysverktyget Spendency hjälper dig att enkelt automatisera processen.
Vi saknar resurser, kompetens och fokus att hantera vår indirekta spend.
EFFSO har under tio års tid arbetat för att förbättra inköp av indirekt material. Nu har ni möjlighet att dra nytta av den erfarenheten genom att i ett partnerskap med EFFSO få tillgång till den kunskap, de verktyg och de experter som vi har för att optimera inköp av indirekt material och tjänster.
Jag behöver hjälp med rekrytering till inköpsorganisationen.
Vi hittar rätt inköpare till er organisation! Vårt stora nätverk och djupa kompetens inom inköp och supply chain gör att vi attraherar rätt kandidater och kan stödja er i utvecklingen av era talanger på ett alldeles unikt sätt. Vi har även inköpskonsulter om ert behov är mer tillfälligt.
Vi behöver ett kompetenslyft vad gäller kategoristyrning
Våra utbildningar riktar sig till dem som vill bli riktigt duktiga på det kategoristyrda arbetssättet. Våra modulariserade och väl beprövade inköpsutbildningar gör att vi kan skräddarsy en utbildning som passar just era behov.
Du kanske även är intresserad av...
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.
Vi skapar bestående resultat
Vi är ”doers” och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Vi har gärna en långsiktig relation med er för att säkra långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.
Bättre ekonomiskt utfall
Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.
Intervju med Arvid Fredin om kategoristyrt inköp i offentlig sektor
Trots att det är känt att ett kategoribaserat arbetssätt till stor grad driver effektiviteten både inom inköp och för hela den köpande organisationen, är antalet offentliga organisationer som lyckats relativt begränsat. Vi på EFFSO har arbetat med ett hundratal organisationer som satsat på att införa ett kategoristyrt inköp och baserat på det har vi identifierat ett antal framgångsfaktorer. Dessa finns sammanfattade i vårt whitepaper ”Så lyckas du med kategoristyrt inköp i offentlig sektor”. Se författaren själv, Arvid Fredin, dela med sig av sin kunskap.
Behöver du vägledning?
Ring oss på +46 8 440 39 30 eller använd kontaktformuläret så hör vi av oss till dig inom kort. Vi hjälper dig med alla typer av frågor inom inköp.