Outsourcing

 

Outsourcing inom inköp

Vad är outsourcing?

Outsourcing eller utkontraktering betyder att ett företag låter ett annat ta över vissa processer eller arbetsuppgifter. Istället för att de utförs internt köper man in dem från en extern leverantör.

Fenomenet är en konsekvens av en allt mer globaliserad omvärld. I takt med att den internationella konkurrensen hårdnade i början på 2000-talet ökade pressen på svenska företag. Genom att lägga ut delar av sin verksamhet på en annan part kunde företagen koncentrera sig på sin kärnverksamhet.

Precis som i andra processer eller områden drar inköpschefen nytta av outsourcingpartnerns strukturkapital och stordriftsfördelar och införlivar dessa i sin inköpsorganisation. Det leder till högre besparingar och ofta även en högre servicegrad.

Outsourcing av kategoristyrt inköp

När det gäller outsourcing av inköp handlar det inte bara om huruvida inköp anses vara en kärn- och stödkompetens. Utöver det finns många andra aspekter som bör beaktas. Men det finns tveklöst en rad situationer där inköp kan utföras mer effektivt i outsourcad form än under eget tak.

Ett sådant område är vissa indirekta inköp där spenden och/eller inköpsfrekvensen är låg. I de fallen blir det mer effektivt att dela kostnaden med andra företag än att ha egen personal med hög strategisk kompetens.

Och jämför man med traditionell outsourcing av repetitiva processer såsom lönehantering, fakturareskontra och operativt inköp, genererar faktiskt outsourcing av kategoristyrt inköp ett större värde. Både i form av högre realiserade och implementerade besparingar, högre avtalstrohet, förbättrade leverantörsrelationer och mer ordning och reda.

Jenny Vårlid EFFSO

Vill du veta mer om outsourcing av inköp?

Kontakta mig så berättar jag mer!

 

Jenny Vårlid

Chef Affärsutveckling EFFSO AB

Olika typer av outsourcing

I dag är det vanligt förekommande att företag outsourcar lokalvård, vaktmästeri, IT-support, bokföring och inköp. Eftersom det handlar om att köpa in tjänster hamnar många outsourcinguppdrag på inköparens bord. Frågar man inköpare delar de ofta in outsourcinguppdragen i två typer. Dels integrerad, sammansatt eller funktionell outsourcing (s k ”turn key”), och dels partiell eller resursorienterad outsourcing.

I en funktionell outsourcing tar leverantören fullt funktionsansvar d v s ansvarar för att prestera ett avtalat resultat. Däremot, i en partiell outsourcing tar leverantören ett mer begränsat ansvar genom att endast tillställa köparen vissa avtalade resurser. Det finns för-och nackdelar med båda, och Arjan van Weeles tankar kring detta finns sammanfattade på EFFSO Tools.

Varför ska du outsourca?

Från början var outsourcing ett sätt att förvärva nödvändig kompetens. Även idag gör man det av tids- eller kunskapsbrist när till exempel ett företag befinner sig i en tillväxtfas. På det sättet kan företaget koncentrera sig på sin kärnverksamhet samtidigt som det kan växa med hjälp av utomstående leverantörer. Dessutom kan tjänsterna få en högre kvalitet då de utförs av specialister inom området.

Kostnadsbesparingar

I dag väljer många företag att outsourca för att minska sina totala kostnader. Trots att outsourcing innebär en direkt kostnad leder det ofta till besparingar i slutändan eftersom rörliga och ibland oförutsägbara kostnader blir fasta och man undviker kostnaderna som är förknippade med alternativet, d v s att anställa personal.

 

Vad lämpar sig att outsourca?

Inför ett outsourcingbeslut är det viktigt att göra en noggrann analys av för- och nackdelarna av ett sådant beslut. En sådan analys kallas ”köpa-tillverka-analys” och en av de mer vanliga analyserna bygger på s k ”scorecarding”. Man bör även göra en ekonomisk analys som visar kostnaderna för att själv producera samt kostnader för externt köp och därtill en analys av indirekta lönsamhetsfördelar.

Greavers beslutsmatris är en modell för outsourcingbeslut som är ganska spridd. Den visar att arbetsuppgifter eller processer som levererar ett starkt operativt resultat men som har en mindre strategisk betydelse, s k stödkompetenser, lämpar sig extra bra för outsourcing.

När det gäller outsourcing av inköp handlar det inte bara om huruvida inköp anses vara en kärn- och stödkompetens. Utöver det finns många andra aspekter som bör beaktas. Men det finns tveklöst en rad situationer när inköp kan utföras mer effektivt i outsourcad form än under eget tak.

Ett sådant område är vissa indirekta inköp där spenden och/eller inköpsfrekvensen är låg. I de fallen blir det mer effektivt att dela kostnaden med andra företag än att ha egen personal med hög strategisk kompetens.

Outsourcing av kategoristyrt inköp

EFFSO genomförde en serie djupintervjuer med beslutsfattare på nordiska företag 2014 för att utvärdera synen på outsourcing av kategoristyrt inköp. Studien visade att beslutsfattarna i allmänhet inte är främmande för att outsourca strategiska arbetsuppgifter såsom kategoristyrning. Däremot var intresset svalt för att outsourca inköp av verksamhetskritiska insatsvaror eller annat direkt material.

När det gäller indirekt inköp svarade de flesta att konsulttjänster och förnödenheter var de mest aktuella kategorierna för outsourcing.  Några av de tillfrågade ansåg att outsourcing passar bäst för operativt och taktiskt inköp snarare än för kategoristyrt inköp, oavsett kategori. Dock ansåg majoriteten att kategoristyrt inköp ska ingå i outsourcingleveransen när det gäller indirekt inköp.

Läs vårt white paper om outsourcing!

Kategoristyrt inköp är en gemensam nämnare för de mest framgångsrika inköpsorganisationerna. Men vägen dit ser olika ut för olika organisationer. Några har valt att outsourca sitt kategoristyrda inköp, något vi har skrivit om i rapporten här nedan.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Att lyckas med outsourcing av inköp

Outsourcing av kategoristyrt inköp har definitivt en plats i inköpschefens verktygslåda. Genom att outsourca väl valda kategorier kan en inköpsorganisation generera en rad långsiktiga positiva effekter.

Det finns en stor potential att realisera eftersom kategoristyrt inköp inte bara skapar värde genom processeffektivisering utan genererar även andra långsiktiga positiva effekter. Bland dessa kan vi nämna bättre ordning och reda, förbättrade leverantörsrelationer och inte minst en ökad flexibilitet som gör det möjligt för inköpsorganisationen att bättre möta framtida utmaningar.

Framgångsfaktorer

Den viktigaste framgångsfaktorn som de företag som vi har intervjuat nämnde var förankringen hos den egna företagsledningen. Och alla var överens om att det är en process som man bör påbörja tidigt för att skapa förutsättningar för ett lyckat förändringsarbete.

Vår erfarenhet är att det inte finns någon speciell tidpunkt eller nivå av inköpsmognad som avgör om eller när man är redo att outsourca sin kategoristyrning. Det är egentligen ett arbetssätt som passar alla inköpsorganisationer oavsett mognadsgrad.

Kategoristyrning är, till skillnad från operativt och transaktionellt inköp, inte en sekventiell process, utan snarare resultatet av ett antal högpresterande individer som med hjälp av en omfattande verktygslåda navigerar sig fram genom en icke-linjär process.

Kritiska verktyg

För att du ska lyckas med din outsourcingprocess är det nödvändigt att ha följande på plats:

  • Tillgång till data (ERP-system)
  • Tillgång till intressenter (stakeholder och change management)
  • Möjlighet till styrning av inköpsbeteenden (konsekvenshantering och beslutsstyrka).

Välj rätt partner

EFFSO har väl utvecklade verktyg och metodik för den här typen av arbete. All vår personal är tränad i vår metodik som vi förfinat i över 10 år. Dessutom driver vi projekt inom de indirekta kategorierna flertalet gånger varje år. Detta gör att vi får skalfördelar och har byggt upp gedigen kompetens inom varje kategori.

När EFFSO levererar inköp som tjänst gör vi det baserat på en affärsmodell som heter ”vested”. Grundprinciperna för en vested-affärsmodell bygger på att kunden och leverantören etablerar ett gemensamt mål för vad man ska uppnå, och ersättningen till leverantören baseras på hur väl dessa mål uppfylls. Syftet är att ge leverantören utrymme att använda sin fulla kompetens och kreativitet för att nå de uppsatta målen, varefter man mäts mot måluppfyllnad, inte enskilda aktiviteter.

Modellen bygger på stort ömsesidigt förtroende och transparens mellan kund och leverantör samt en gemensam strävan att nå målen. Det betyder att man fokuserar mindre på vad som görs och mer på vad resultatet blir. Och man mäter för att skapa insikt, inte för att styra.

Vill du veta mer?

Ring oss på +46 8 440 39 30 eller använd kontaktformuläret så hör vi av oss till dig inom kort. Vi hjälper dig med alla typer av frågor inom inköp.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Varför EFFSO?

Vi erbjuder enastående kunskap

Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.

Vi skapar bestående resultat

Vi är ”doers” och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Vi har gärna en långsiktig relation med er för att säkra långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.

Bättre ekonomiskt utfall

Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.

Urval av kunder efter bransch

Tillverkande industri
ABB
Alfa Laval
Atlas Copco
Boliden
Cale Access
Flir systems
KONE
Lesjöfors
LKAB
Sandvik
SCA
Automotive
Autoliv
Din Bil
Scania
Volvo
Energi
Fortum
Forsmarks Kraftgrupp
GL&V
Mälarenergi
Telge Inköp
Bank & Finans
CitiBank
Länsförsäkringar
SEB
Swedbank
Skandia
Klarna
Bygg, fastighet & infrastruktur
AMF Fastigheter
Bonava
Green Cargo
Infranord
Jernhusen
NCC
Norsk Gjenvinning
Riksbyggen
Rikshem
Skanska
Svenska Bostäder
Offentlig verksamhet
Huddinge Kommun
Jönköpings kommun
Lantmäteriet
Region Sörmland
Region Västernorrland
Riksdagsförvaltningen
Sundbybergs Stad
Swedavia
Övrigt
Apoteket
Aleris
Carema
Kunskapsskolan
Spendrups
Svensk Kärnbränslehantering
Svenska spel
Systembolaget