Dubbla utmaningar för en liten inköpsfunktion
I detta case stod en mindre inköpsfunktion inför två tydliga utmaningar: att reducera inköpskostnader till de produkter som företaget sålde samtidigt som de behövde etablera tydliga inköpsprocesser och arbetssätt enligt best practice. Det interna stödet var begränsat, vilket gjorde det utmanande att både utvärdera alternativa lösningar och introducera nya leverantörer i den takt som krävdes.
I den här typen av industrimiljöer handlar cost-cut dessutom sällan om att bara pressa pris. När inköpen är produktionsnära och materialval påverkar prestanda, driftstabilitet och reklamationer, blir kvalitet och leverantörsförmåga minst lika viktiga som prisnivå. Att sänka kostnad utan att säkra kvalitet riskerar att flytta kostnaden till produktion, avvikelser och underhåll.
Lösningen – en detaljerad spendanalys och potentialbedömning
Tillsammans med kunden genomförde EFFSO en fokuserad analys och potentialbedömning inom direktmaterial, med analyser av kostnadsnedbrytningar och benchmark för utvalda kategorier ner på artikelnivå. Projektet resulterade i ett tjugotal prioriterade inköpsinitiativ som därefter drevs under en period av ett år.
För att säkerställa att cost-cut initiativet inte bara fokuserade på att sänka kostnader utan även ökade kvalitet arbetade teamet systematiskt med att:
- Utmana befintliga leverantörsval där det fanns potential att förbättra både kostnads- och kvalitetsnivå
- Skapa samsyn kring kravbild, specifikation och acceptanskriterier – så att nya alternativ kunde införas kontrollerat
- Etablera styrning som gjorde att beslut togs snabbt och konsekvent
Så säkrades ett lyckat projekt
Som en del av arbetet implementerade EFFSO tillsammans med kunden en tydlig process med ett beslutsforum för inköpsaktiviteter direkt kopplade till de produktionsnära material som var i fokus för att skapa långsiktig efterlevnad och hållbar effekt.
- Tydlig beslutsmodell med högt tempo: Beslutsmöten varannan vecka var en nyckel till framgång och säkerställde framdrift och undanröjde flaskhalsar.
- Mandat att utmana ”så har vi alltid gjort”: För att nå full potential behövde projektteamet mandat att ompröva tidigare leverantörsval.
- Tvärfunktionellt stöd: Avgörande för att introducera nya leverantörer och lösningar utan att tumma på kvalitet.
- Datadriven prioritering: Den detaljerade kostnadsnedbrytningen i diagnosfasen var en nyckel för att välja rätt initiativ och få effekt.
Det avgörande var dock hur cost-cut initiativet drevs framåt. Fokus låg inte enbart på att sänka kostnader, utan på att förbättra totalutfallet. I flera kategorier introducerades nya leverantörer med bättre kostnads- och kvalitetsnivå, vilket ökade värdet av varje krona. Samtidigt minskade risken att besparingar senare äts upp av ökade produktions- och servicekostnader på grund av bristande leveranskvalitet.
Resultat – mer än 10% kontrakterade besparingar
Arbetet resulterade i mer än 10%-iga kontrakterade besparingar inom scopet för projektet. Samtidigt stärktes leverantörsbasen i flera kategorier genom såväl förbättrad kvalitet som konkurrenskraftig kostnadsnivå. De nya leverantörerna som introducerades i flera kategorier bidrog med såväl bättre kostnads- som kvalitetsnivå, något som visar att ett cost-cut initiativ också kan innebära ett kvalitetslyft.
Genom att projektet även etablerade en tydlig styrmodell och ett konkret arbetssätt för att säkerställa kvalitet i produktionsnära inköp förbättrades beslutsfattande och tempo som gav inköpsfunktionen både mandat och möjligheten att driva fler initiativ framåt över tid.
Vill du veta mer om hur EFFSO arbetar med cost-cut inom inköp med både kostnad och kvalitet i fokus? Tveka inte att kontakta oss.
Vill ni också se över era kostnader eller arbetssätt inom inköp?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är specialister på inköp och supply chain, med särskilt djup kunskap inom hela inköpsområdet. Våra konsulter har erfarenhet av både direkt och indirekt material, olika typer av kategorier och en lång rad branscher. Den erfarenheten kombinerar vi med beprövade metoder och många års arbete med att utveckla inköpsorganisationer.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister och arbetar nära våra kunder för att faktiskt få jobbet gjort. Vi stannar inte vid analyser och rekommendationer, utan hjälper till att genomföra förändringen och skapa resultat i praktiken. Samtidigt bygger vi kunskap och förmåga hos kunden så att förbättringarna kan leva vidare efter att uppdraget är avslutat.
Ni får ett bättre ekonomiskt utfall
Vi fokuserar på de insatser som ger störst effekt och arbetar alltid med affärsvärdet i fokus. Det kan handla om realiserade besparingar, effektivare arbetssätt eller en bättre fungerande inköps- och supply chain-organisation. Målet är att de resultat vi skapar tillsammans ska vara mätbara, bestående och ge en tydlig avkastning på investeringen.