Utmaningen: Att förena process, system och arbetssätt
Det svenska tillverkningsföretaget befann sig i stark tillväxt och arbetade med en omfattande global leverantörsbas. Detta innebar att det fanns potentiella risker i leverantörskedjan. Inköpsorganisationens stora utmaning vara att hantera stora informationsmängder samtidigt som de behövde utveckla förmågan att följa upp leverantörsrisker på ett enhetligt sätt. Kraven på att följa upp förändringar i värdekedjan var stora.
Företaget behövde därför digitalisera processen, från identifiering och analys av risk till löpande bevakning och prioritering av åtgärder. ESG-risker var det konkreta användningsområdet, men utmaningen var bredare: att förena inköpsprocess, riskhantering, data, systemstöd och användning i ett skalbart arbetssätt.
Digitaliseringen började med processen
EFFSO:s uppdrag omfattade fem delar:
- Utveckla en gemensam process för leverantörsrisker utifrån verksamhetens behov
- Utvärdera, välja och införa ett digitalt systemstöd med AI-baserad bevakning
- Ta fram en aktivitetsplan och roadmap för att inkludera leverantörsbasen stegvis
- Genomföra en första leverantörsriskanalys
- Säkra användning genom utbildning, workshoppar och praktiskt stöd
Valet av system utgick från verksamhetens behov
Arbetet bedrevs tvärfunktionellt med representanter från både inköp och hållbarhetsfunktionen. Tillsammans med EFFSO utformade teamet processen och tydliggjorde hur risker skulle identifieras, analyseras och följas upp. Därefter utvärderades olika system genom demonstrationer och tester.
Det valda systemet gav stöd för löpande, AI-baserad bevakning. Tekniken blev därmed en integrerad del av inköpsprocessen i stället för ett fristående verktyg. Systemvalet kopplades till definierade arbetssätt, ansvar och prioriteringar, vilket gav en tydligare grund för implementationen.
Implementation och användning drevs tillsammans
EFFSO genomförde implementationen tillsammans med kunden i nära samarbete med de framtida användarna. Utbildningar och informationsmöten gav stöd i både systemet och den bakomliggande processen. Det bidrog till intern förankring och gjorde det möjligt för organisationen att börja arbeta i lösningen.
Parallellt tog projektet fram en utrullningsplan för att inkludera fler leverantörer över tid. Den stegvisa ansatsen gjorde det möjligt att börja använda systemet, genomföra den första analysen och utveckla arbetssättet vidare med faktisk erfarenhet som grund.
En digital grund för löpande leverantörsanalys
Projektet resulterade i en etablerad inköpsprocess och ett infört systemstöd med AI-baserad riskbevakning. Berörda användare introducerades till lösningen och den första leverantörsriskanalysen genomfördes.
Analysen gav bättre synlighet i leverantörsbasen och vägledning om var åtgärder behövde prioriteras. Utbildningar och workshoppar stärkte samtidigt den interna förmågan att fortsätta arbetet. Företaget fick därmed en digital grund för återkommande analys och uppföljning, där ESG-risker utgör ett av de områden som hanteras.
Den planerade utrullningen anger hur fler leverantörer kan omfattas över tid. Den långsiktiga effekten beror på hur processen används, följs upp och vidareutvecklas i organisationen.
Digitalisering – mer än bara system
Digitalisering av inköp handlar om mer än att välja ett system. Process, verksamhetsbehov, data och användning behöver hänga ihop. EFFSO kombinerar inköpskompetens med erfarenhet av systemval, implementation och förändringsledning med målet att digitalisera en konkret del av inköpsprocessen. Ett arbetssätt som kan tillämpas på många delar av inköpsprocessen där AI och systemstöd ska omsättas i praktisk användning med inköparens effektivitet sätts i fokus.
Vill ni också se över era kostnader eller arbetssätt inom inköp?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är specialister på inköp och supply chain, med särskilt djup kunskap inom hela inköpsområdet. Våra konsulter har erfarenhet av både direkt och indirekt material, olika typer av kategorier och en lång rad branscher. Den erfarenheten kombinerar vi med beprövade metoder och många års arbete med att utveckla inköpsorganisationer.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister och arbetar nära våra kunder för att faktiskt få jobbet gjort. Vi stannar inte vid analyser och rekommendationer, utan hjälper till att genomföra förändringen och skapa resultat i praktiken. Samtidigt bygger vi kunskap och förmåga hos kunden så att förbättringarna kan leva vidare efter att uppdraget är avslutat.
Ni får ett bättre ekonomiskt utfall
Vi fokuserar på de insatser som ger störst effekt och arbetar alltid med affärsvärdet i fokus. Det kan handla om realiserade besparingar, effektivare arbetssätt eller en bättre fungerande inköps- och supply chain-organisation. Målet är att de resultat vi skapar tillsammans ska vara mätbara, bestående och ge en tydlig avkastning på investeringen.