Gör det enklare för användarna att köpa rätt
Som hos många andra decentraliserade organisationer fattas de flesta av inköpsbesluten hos den här kunden ute i verksamheten. Det saknades både en central inköpsfunktion och en etablerad systeminfrastruktur för inköp.
Detta skapade flera praktiska utmaningar för inköp. Det var svår att kommunicera information om avtal och prioriterade leverantörer till organisationen. Detta gjorde det utmanande att styra beställningar till rätt leverantör och säkerställa att förhandlade avtal faktiskt användes.
När organisationen skulle implementera ett nytt affärssystem uppstod ett naturligt tillfälle att även se över digitalisering av den operativa inköpsprocessen. Ambitionen var att komplettera affärssystemet med ett avropssystem (eProcurement) som kunde göra det enklare för användarna att köpa rätt – och samtidigt skapa bättre förutsättningar för styrning och uppföljning.
EFFSO kombinerade inköpsexpertis med systemkompetens
Tillsammans med kunden fick EFFSO i uppdrag att leda arbetet att hitta en optimal lösning. Projektet spände över hela resan från behovsanalys till rekommendation.
En central del var att säkerställa att valet av lösning utgick från verksamhetens faktiska behov, snarare än systemens funktionalitet. Tillsammans med relevanta intressenter hos kunden definierade EFFSO därför krav, prioriteringar och användarbehov för det framtida avropssystemet.
Därefter identifierades relevanta systemleverantörer som utvärderades genom dialog och systemdemonstrationer. EFFSO ansvarade för leverantörskommunikation och tog fram en strukturerad utvärderingsmodell där lösningarnas styrkor och svagheter bedömdes utifrån bland annat funktionalitet, verksamhetsbehov, kostnader och möjlig besparingspotential. Parallellt utvecklades ett business case för att väga investering och löpande kostnader mot det värdeskapande som en implementation av system skulle innebära.
Dessa två parallella spår gjorde det möjligt för projektgruppen att gå från en generell ambition om att digitalisera avropsprocessen till ett konkret och ekonomiskt underbyggt beslutsunderlag.
Ett tydligt beslut och en roadmap för nästa steg
Arbetet resulterade i en rekommendation av den lösning som bäst motsvarade organisationens prioriterade behov till en rimlig kostnadsnivå. EFFSO identifierade samtidigt de aktiviteter som behöver genomföras för att omsätta systemvalet i faktisk verksamhetsnytta.
Kunden fick därmed inte bara ett svar på vilket system som bäst svarade mot funktionella krav och behov, utan även ett tydligare plan för hur lösningen bör implementeras och förankras i verksamheten.
Potentialen: från systeminvestering till mätbart affärsvärde
Verkligt värdet uppstår när en digital lösning kopplas samman med faktiska processer, avtal, data och användare. När organisationen går vidare med en implementation av det valda avropssystemet identifierades potential att:
- Öka avtalstroheten genom att synliggöra avtalsleverantörer och göra det enklare för hela organisationen att hitta och beställa rätt produkt eller tjänst
- Minska avtalsläckage och därmed få större effekt av redan förhandlade priser och villkor
- Skapa bättre transparens över inköpen och ett starkare dataunderlag för uppföljning och framtida förhandlingar
- Effektivisera beställningsprocessen och minska tiden som verksamheten lägger på inköp
- Öka kontrollen över inköpskostnaderna i en decentraliserad organisation
- Bygga en skalbar digital grund för fortsatt utveckling av inköpsfunktionen
På sikt skapar detta också bättre förutsättningar för att utveckla ett mer strukturerat och strategiskt inköpsarbete. När den operativa inköpsprocessen blir enklare, strukturerad och mer datadriven kan organisationen lägga mer energi på leverantörshantering, strategiskt arbete på nyckelkategorier, uppföljning och kostnadsutveckling.
Framgångsrik digitalisering börjar före valet av system
Ett nytt inköpssystem skapar inte värde på egen hand. Värdet uppstår när lösningen stöttar rätt behov, effektiviserar processer och skapar ett tydligt realiserbart business case.
I det här projektet kombinerade EFFSO djup inköpsexpertis med erfarenhet av digitalisering och systemutvärdering. Genom en strukturerad process – från nuläge och kravställning till leverantörsutvärdering, business case och rekommendation – fick kunden ett robust beslutsunderlag och en tydlig väg framåt.
Resultatet är en starkare grund för att göra inköp enklare för användarna, mer styrbart för inköpsfunktionen och mer värdeskapande för verksamheten.
Vill ni också se över era kostnader eller arbetssätt inom inköp?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är fokuserade på inköp och har enastående kunskap inom alla delar av inköpsområdet. Vi har kunskaper både inom indirekt och direkt material, för att inte tala om spendanalys. Kompetensen spänner över alla typer av kategorier och vårt breda intellektuella kapital är byggt runt en väl genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metoder.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister. Vi arbetar i team tillsammans med er för att faktiskt få jobbet gjort och skapa resultat. Genom en långsiktig relation säkrar vi långsiktiga resultat och ett kontinuerligt inflöde av expertkunskap. Vi hjälper er med rätt typ av verktyg för att ni själva ska kunna hantera alla förbättringar och förändringar över tid.
Ni får bättre ekonomiskt utfall
Vi levererar realiserade besparingar och vi ser till att ni får ut bästa möjliga avkastning mot nedlagt antal arbetstimmar. Vi levererar ett starkt business case med fokus på ROI och avgifter knutna direkt till resultat. Vårt gemensamma fokus på finansiella resultat och överföring och uppbyggnad av kunskap i ert inköpsteam levererar bestående effekt.