Gör det enklare för användarna att köpa rätt
Som hos många andra decentraliserade organisationer fattas de flesta av inköpsbesluten hos den här kunden ute i verksamheten. Det saknades både en central inköpsfunktion och en etablerad systeminfrastruktur för inköp.
Detta skapade flera praktiska utmaningar för inköp. Det var svår att kommunicera information om avtal och prioriterade leverantörer till organisationen. Detta gjorde det utmanande att styra beställningar till rätt leverantör och säkerställa att förhandlade avtal faktiskt användes.
När organisationen skulle implementera ett nytt affärssystem uppstod ett naturligt tillfälle att även se över digitalisering av den operativa inköpsprocessen. Ambitionen var att komplettera affärssystemet med ett avropssystem (eProcurement) som kunde göra det enklare för användarna att köpa rätt – och samtidigt skapa bättre förutsättningar för styrning och uppföljning.
EFFSO kombinerade inköpsexpertis med systemkompetens
Tillsammans med kunden fick EFFSO i uppdrag att leda arbetet att hitta en optimal lösning. Projektet spände över hela resan från behovsanalys till rekommendation.
En central del var att säkerställa att valet av lösning utgick från verksamhetens faktiska behov, snarare än systemens funktionalitet. Tillsammans med relevanta intressenter hos kunden definierade EFFSO därför krav, prioriteringar och användarbehov för det framtida avropssystemet.
Därefter identifierades relevanta systemleverantörer som utvärderades genom dialog och systemdemonstrationer. EFFSO ansvarade för leverantörskommunikation och tog fram en strukturerad utvärderingsmodell där lösningarnas styrkor och svagheter bedömdes utifrån bland annat funktionalitet, verksamhetsbehov, kostnader och möjlig besparingspotential. Parallellt utvecklades ett business case för att väga investering och löpande kostnader mot det värdeskapande som en implementation av system skulle innebära.
Dessa två parallella spår gjorde det möjligt för projektgruppen att gå från en generell ambition om att digitalisera avropsprocessen till ett konkret och ekonomiskt underbyggt beslutsunderlag.
Ett tydligt beslut och en roadmap för nästa steg
Arbetet resulterade i en rekommendation av den lösning som bäst motsvarade organisationens prioriterade behov till en rimlig kostnadsnivå. EFFSO identifierade samtidigt de aktiviteter som behöver genomföras för att omsätta systemvalet i faktisk verksamhetsnytta.
Kunden fick därmed inte bara ett svar på vilket system som bäst svarade mot funktionella krav och behov, utan även ett tydligare plan för hur lösningen bör implementeras och förankras i verksamheten.
Potentialen: från systeminvestering till mätbart affärsvärde
Verkligt värdet uppstår när en digital lösning kopplas samman med faktiska processer, avtal, data och användare. När organisationen går vidare med en implementation av det valda avropssystemet identifierades potential att:
- Öka avtalstroheten genom att synliggöra avtalsleverantörer och göra det enklare för hela organisationen att hitta och beställa rätt produkt eller tjänst
- Minska avtalsläckage och därmed få större effekt av redan förhandlade priser och villkor
- Skapa bättre transparens över inköpen och ett starkare dataunderlag för uppföljning och framtida förhandlingar
- Effektivisera beställningsprocessen och minska tiden som verksamheten lägger på inköp
- Öka kontrollen över inköpskostnaderna i en decentraliserad organisation
- Bygga en skalbar digital grund för fortsatt utveckling av inköpsfunktionen
På sikt skapar detta också bättre förutsättningar för att utveckla ett mer strukturerat och strategiskt inköpsarbete. När den operativa inköpsprocessen blir enklare, strukturerad och mer datadriven kan organisationen lägga mer energi på leverantörshantering, strategiskt arbete på nyckelkategorier, uppföljning och kostnadsutveckling.
Framgångsrik digitalisering börjar före valet av system
Ett nytt inköpssystem skapar inte värde på egen hand. Värdet uppstår när lösningen stöttar rätt behov, effektiviserar processer och skapar ett tydligt realiserbart business case.
I det här projektet kombinerade EFFSO djup inköpsexpertis med erfarenhet av digitalisering och systemutvärdering. Genom en strukturerad process – från nuläge och kravställning till leverantörsutvärdering, business case och rekommendation – fick kunden ett robust beslutsunderlag och en tydlig väg framåt.
Resultatet är en starkare grund för att göra inköp enklare för användarna, mer styrbart för inköpsfunktionen och mer värdeskapande för verksamheten.
Vill ni också se över era kostnader eller arbetssätt inom inköp?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är specialister på inköp och supply chain, med särskilt djup kunskap inom hela inköpsområdet. Våra konsulter har erfarenhet av både direkt och indirekt material, olika typer av kategorier och en lång rad branscher. Den erfarenheten kombinerar vi med beprövade metoder och många års arbete med att utveckla inköpsorganisationer.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister och arbetar nära våra kunder för att faktiskt få jobbet gjort. Vi stannar inte vid analyser och rekommendationer, utan hjälper till att genomföra förändringen och skapa resultat i praktiken. Samtidigt bygger vi kunskap och förmåga hos kunden så att förbättringarna kan leva vidare efter att uppdraget är avslutat.
Ni får ett bättre ekonomiskt utfall
Vi fokuserar på de insatser som ger störst effekt och arbetar alltid med affärsvärdet i fokus. Det kan handla om realiserade besparingar, effektivare arbetssätt eller en bättre fungerande inköps- och supply chain-organisation. Målet är att de resultat vi skapar tillsammans ska vara mätbara, bestående och ge en tydlig avkastning på investeringen.