Utmaningen
Organisationen hade en central inköpsfunktion men saknade ett sammanhållet stöd för leverantörshantering, avtal och riskuppföljning. Grundläggande information samlades in, kontrollerades och flyttades manuellt. Det ökade risken för misstag och gjorde det svårt att skapa en aktuell helhetsbild.
Mycket kraft gick åt till löpande administration, medan mindre utrymme återstod för leverantörsutveckling, uppföljning och långsiktig styrning. En klassisk situation där det operativa tog över från det strategiska. Samtidigt ökade förväntningarna på spårbarhet: inköp behövde kunna visa vilka leverantörsrisker som fanns, hur de bedömdes och vilka åtgärder som följde.
Ett systemstöd hade kunnat lösa delar av problemet men marknaden inom SRM, risk- och avtalshantering var svår att överblicka. Vissa lösningar var starka inom avtal, andra inom leverantörsrelationer, några satte fokus på riskhantering. Några lovade en bred plattform, medan andra byggde sitt erbjudande kring AI. Risken var att välja utifrån en imponerande funktionslista och först senare upptäcka att lösningen inte passade organisationens processer, IT-arkitektur eller förmåga att förvalta lösningen.
Beslutet började med verksamheten, inte med systemen
En short list med en tydlig kravbild ger rätt beslutsunderlag
Arbetet resulterade i en strukturerad marknadsbild och en prioriterad shortlist för fortsatt utvärdering. Kunden fick också rekommendationer för hur alternativen borde prövas vidare och vilka arkitektur-, omfattnings- och implementationsfrågeställningar som behövde besvaras i nästa fas.
Det största värdet för kunden var inte att ett system pekades ut på förhand. Värdet låg i att göra beslutet hanterbart för hela organisationen. Inköp och IT fick ett gemensamt språk för att jämföra lösningarna och kunde gå vidare med en tydligare kravbild, färre irrelevanta alternativ och bättre förståelse för de långsiktiga konsekvenserna av valet.
Beslutsunderlaget skapade bättre förutsättningar för en träffsäker RFP och ett systemval som kan stödja både dagens behov och morgondagens krav. Det minskade osäkerheten i ett vägval där ett felköp annars riskerar att låsa fast processer, data och arbetssätt under många år.
Digitalisering som stärker styrningen
Digitalisering av inköp börjar långt före implementering och go-live. När process, data, riskbehov och arkitektur behandlas som en sammanhängande fråga blir systemet ett medel för bättre styrning, inte ett projekt vid sidan av verksamheten.
För organisationer som står inför ett liknande val är den centrala frågan därför inte bara vad ett system kan göra. Den är vilken information verksamheten behöver kunna lita på, vilka beslut den vill förbättra och hur lösningen ska fungera tillsammans med människor, processer och befintlig teknik.
Vill ni också få hjälp med digitalisering av inköp?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är specialister på inköp och supply chain, med särskilt djup kunskap inom hela inköpsområdet. Våra konsulter har erfarenhet av både direkt och indirekt material, olika typer av kategorier och en lång rad branscher. Den erfarenheten kombinerar vi med beprövade metoder och många års arbete med att utveckla inköpsorganisationer.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister och arbetar nära våra kunder för att faktiskt få jobbet gjort. Vi stannar inte vid analyser och rekommendationer, utan hjälper till att genomföra förändringen och skapa resultat i praktiken. Samtidigt bygger vi kunskap och förmåga hos kunden så att förbättringarna kan leva vidare efter att uppdraget är avslutat.
Ni får ett bättre ekonomiskt utfall
Vi fokuserar på de insatser som ger störst effekt och arbetar alltid med affärsvärdet i fokus. Det kan handla om realiserade besparingar, effektivare arbetssätt eller en bättre fungerande inköps- och supply chain-organisation. Målet är att de resultat vi skapar tillsammans ska vara mätbara, bestående och ge en tydlig avkastning på investeringen.