Utmaningen
Den operativa belastningen var hög, bland annat på grund av dubbelarbete mellan enheter, låg avtalstrohet och hög arbetsbelastning gällande fakturahantering. Sammantaget minskade belastningen på organisationen utrymmet för strategiskt inköpsarbete och långsiktig styrning. Även om många projekt initierades var det få som slutfördes med önskat resultat.
Det fanns samtidigt en tydlig förväntan från ledningen att sänka totalkostnaderna (TCO) och professionalisera inköpsarbetet. Kort sagt behövde Inköp göra ett omtag för att dels synliggöra potential och skapa möjligheter att genomföra identifierade initiativ som kunde leda till besparingar.
Uppdrag och genomförande
EFFSO fick i uppdrag att genomföra en potentialbedömning på inköpsvolymen. EFFSOs metodik är välbeprövad och tydligt strukturerad för att kartlägga nuläge, identifiera förbättringsområden och filtrera fram värdeskapande initiativ. I projektet låg fokus på att snabbt visualisera potentialen i organisationens inköpsvolym samt att skapa en gemensam förståelse för såväl utmaningen som potentialen mellan verksamhetens olika delar.
Med avstamp i en uppdaterad spendanalys kunde EFFSO analysera inköpsdata och identifiera de mest relevanta kategorierna för vidare fördjupning. Inför en workshop med kundens inköpsledning och huvudintressenter togs kategorikort och analysunderlag fram, där såväl förbättringspotential som komplexitet och genomförbarhet tydliggjordes. Workshopen samlade nyckelpersoner från flera sajter och funktioner – vilket tydliggjorde tvärfunktionellt ägarskap och skapade en bred samsyn som spände över organisatoriska gränser. Kategorierna prioriterades utifrån genomförbarhet och besparingspotential.
Resultat
- Ett tvåsiffrigt antal kategoriprojekt identifierades med en sammanlagd besparingspotential på 8–13 procent av adresserad spend – både genom kostnadsreduktion och kostnadsundvikande
- En plan togs fram för genomförande av kategoriprojekt där såväl inköpsvolym, genomförbarhet och kapacitet togs i beaktning
- Tre quick-win projekt kunde genomföras omedelbart, vilket skapade momentum för hela projektet och visualiserade den direkta påverkan på affärsvärdet
- Inköpsfunktionen status ökade internt och fick ett tydligare uppdrag och en bättre styrning för att driva framtida förändringar
Projektet lade också grunden för ett mer strukturerat arbetssätt inom inköp, där kategoristyrning, strategisk styrning och långsiktigt värdeskapande hamnade i fokus – och i linje med övergripande affärsmål. Inköpsfunktionen gick från att agera fragmenterat i sin silo till att ta en tydligare gemensam strategisk inriktning för att realisera inköps fulla potential.
EFFSOs potentialbedömning
EFFSO har utvecklat en beprövad metod för potentialbedömning (Opportunity Assessment) som kombinerar datadriven analys, benchmarkinsikter och en pragmatisk metodik för genomförande. Metodiken synliggör konkreta besparingsmöjligheter samtidigt som den bygger internt engagemang för att förankra eventuella förändringar.
Genom att snabbt identifiera initiativ med hög besparingspotential och hög genomförbarhet – oavsett om det handlar om kategoriprojekt, snabbvinster eller kompetensbehov – kan EFFSO stötta inköpsorganisationer att ta nästa steg för att agera mer strategiskt och långsiktigt.
EFFSO agerar både som en katalysator och en guide för att accelerera utvecklingen mot ett mer affärsdrivet och strategiskt hållbart inköp.
Vill du veta mer om potentialbedömning eller EFFSOs övriga tjänster?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Chef Affärsutveckling EFFSO AB
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är specialister på inköp och supply chain, med särskilt djup kunskap inom hela inköpsområdet. Våra konsulter har erfarenhet av både direkt och indirekt material, olika typer av kategorier och en lång rad branscher. Den erfarenheten kombinerar vi med beprövade metoder och många års arbete med att utveckla inköpsorganisationer.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister och arbetar nära våra kunder för att faktiskt få jobbet gjort. Vi stannar inte vid analyser och rekommendationer, utan hjälper till att genomföra förändringen och skapa resultat i praktiken. Samtidigt bygger vi kunskap och förmåga hos kunden så att förbättringarna kan leva vidare efter att uppdraget är avslutat.
Ni får ett bättre ekonomiskt utfall
Vi fokuserar på de insatser som ger störst effekt och arbetar alltid med affärsvärdet i fokus. Det kan handla om realiserade besparingar, effektivare arbetssätt eller en bättre fungerande inköps- och supply chain-organisation. Målet är att de resultat vi skapar tillsammans ska vara mätbara, bestående och ge en tydlig avkastning på investeringen.