Många som ansvarade för inköp men få som såg helheten
I den här organisationen var ansvaret för både inköp och avtalsförvaltning spritt i organisationen. Den centrala inköpsfunktionen hade begränsad kapacitet och var fokuserade på större affärer. Samtidigt deltog många andra funktioner i inköpen, bland annat legal och operations, där de ställde egna krav samtidigt som de använde egna strukturer, dokument och arbetssätt.
Situationen gjorde det svårt för organisationen att få en tydlig bild av vem som ansvarade för vad? Hur beslut skulle fattas? Och vilket stöd behöver en medarbetare få när de gör sina inköp? Komplexiteten var särskilt tydlig då organisationen verkar i en hårt reglerad miljö, där det fanns starka incitament för att inköpet behövde vara affärsmässigt, robust och följa omfattande interna krav.
Inköpsledningen behövde därför mer än en nulägesbeskrivning. Den behövde ett handfast beslutsunderlag som visade hur organisation, processer och styrning kunde utvecklas i rätt ordning för att både effektivisera och synkronisera verksamheten.
En diagnos med fokus på beslut
EFFSO startade genom att göra en inledande strukturell analys av inköpsverksamheten. Arbetet kombinerade spendanalys med genomgång av befintliga arbetssätt, dokumentation och stödmaterial. Intervjuer med representanter från både inköp och berörda delar verksamheten gav en samlad bild av både behov och beroenden.
Nuläget bedömdes utifrån bland annat organisation, styrning, processer, mallar, digitalt stöd och strategi. En mognads- och gapanalys gjorde det möjligt att skilja mellan sådant som behövde lösas först och utveckling som kunde genomföras stegvis.
Under projektets gång gjordes löpande avstämningar med projektets nyckelpersoner, vilket gav utrymme att pröva slutsatser, förankra prioriteringar och anpassa rekommendationerna till verksamhetens verkliga förutsättningar. Ett flexibelt och agilt arbetssätt med andra ord.
En gemensam målbild för inköp
Analysen omsattes i en tydligare och mer sammanhållen inköpsmodell. EFFSO tog fram förslag på en utökad inköpsorganisation med klargjorda roller och ansvar, både inom inköp och i gränssnitten mot andra funktioner.
Organisationen fick också ett gemensamt inköpsramverk som samlade processer, beslutsvägar, styrning och KPI:er. Syftet var att göra det enklare för medarbetare att agera rätt, samtidigt som ledningen fick bättre förutsättningar att prioritera, följa upp och utveckla inköpsarbetet.
För att flytta förändringen från målbild till genomförande tog EFFSO fram en etappindelad roadmap. Den visade vilka förmågor och arbetssätt som behövde byggas först och hur inköpsmognaden kunde höjas successivt utan att tappa kontakten med den dagliga verksamheten.
Resultatet: ett tydlig roadmap
Projektet gav kunden ett samlat beslutsunderlag för att stärka inköp i hela organisationen: en tydligare ansvarsfördelning, ett gemensamt ramverk och en konkret roadmap. Rekommendationerna knöts till ett business case baserat på potentialen i både förbättrade inköpsvillkor och ökad intern effektivitet.
Potentialen och förbättringar som identifierades var bland annat:
- Lägre kostnader genom mer samordnat och affärsmässigt inköp
- Effektivare inköp genom tydligare roller, processer och support
- Mindre avtalsläckage genom stärkt efterlevnad och uppföljning
- Ökad kapacitet inom inköp för både strategiskt och proaktivt arbete
- Ökad kapacitet för avtalsförvaltning och leverantörshantering
- Ökad transparens igenom hela inköpsprocessen
Bättre styrning ökade värdeskapandet inom inköp
Strukturell förändring inom inköp handlar sällan om att bara rita en ny organisationsbild. Roller, processer, beslut och uppföljning behöver fungera tillsammans och anpassas verksamheten. I det här uppdraget kombinerade EFFSO inköpsexpertis, analys och förändringsperspektiv. Kunden fick därmed en gemensam grund för att gå från fragmenterade arbetssätt till ett mer styrbart, effektivt och värdeskapande inköp.
- En gemensam målbild – Tydligare roller och ansvar för inköp och berörda funktioner.
- Ett sammanhållet ramverk – Processer, styrning och KPI:er samlade i en praktisk struktur.
- En tydlig roadmap – Prioriterad väg från nuläge till högre inköpsmognad med tydliga steg på vägen.
- Synliggjord potential – Ett business case som inkluderade för både besparingar och ökad effektivitet.
Vill ni också se över era kostnader eller arbetssätt inom inköp?
Kontakta mig så berättar jag mer!
Varför EFFSO?
Vi erbjuder enastående kunskap
Vi är specialister på inköp och supply chain, med särskilt djup kunskap inom hela inköpsområdet. Våra konsulter har erfarenhet av både direkt och indirekt material, olika typer av kategorier och en lång rad branscher. Den erfarenheten kombinerar vi med beprövade metoder och många års arbete med att utveckla inköpsorganisationer.
Tillsammans skapar vi bestående resultat
Vi är doers och specialister och arbetar nära våra kunder för att faktiskt få jobbet gjort. Vi stannar inte vid analyser och rekommendationer, utan hjälper till att genomföra förändringen och skapa resultat i praktiken. Samtidigt bygger vi kunskap och förmåga hos kunden så att förbättringarna kan leva vidare efter att uppdraget är avslutat.
Ni får ett bättre ekonomiskt utfall
Vi fokuserar på de insatser som ger störst effekt och arbetar alltid med affärsvärdet i fokus. Det kan handla om realiserade besparingar, effektivare arbetssätt eller en bättre fungerande inköps- och supply chain-organisation. Målet är att de resultat vi skapar tillsammans ska vara mätbara, bestående och ge en tydlig avkastning på investeringen.